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martes, 15 de mayo de 2018

Ringi-Sho: Toma y Aprobación de Decisiones

Hoy hablaremos brevemente de un concepto bien difundido en las organizaciones japonesas que muchos asocian a Toyota, pero que proviene de otro ámbito. Ringi-sho (稟議書) es un proceso de toma de decisiones y aprobaciones de manera sistemática. Surgió dentro de la administración pública japonesa, marcadamente burocrática, y luego fue adoptada por organizaciones vinculadas a la manufactura. 

Si analizamos su nombre original, podemos intuir de qué se trata. Si tuviésemos que traducirlo en una sola expresión, ringi-sho podría ser un "documento de aprobación". Pero es más que eso a nivel conceptual.

Rin
(
稟) significa reportar o hacer una petición a un superior, solicitarle aprobación o revisión.
Gi (議) es debatir, discutir.
Sho (書) es un documento, un escrito, o un libro.

En otras palabras, podemos suponer que se trata de un documento que se eleva a un superior para debatir o proponer alguna cosa. Y eso es, en resumidas cuentas. Es un documento que contiene toda la información necesaria para tomar una decisión con respecto a algún cambio que se desee proponer. En general se utiliza para cambios importantes, o inversiones considerables. Ringi-sho busca resolver dos aspectos fundamentales en una decisión: el consenso de todas las partes interesadas y el compromiso por parte de quienes aprueban la propuesta. En Japón, es habitual que los superiores cuenten con un pequeño sello llamado hanko, con el que manifiestan su acuerdo o desacuerdo con la propuesta, en función de cómo lo colocan en el documento. Este hanko (判子) es único para cada persona (o empresa) y posee un importante valor simbólico, aunque legalmente también puede ser utilizado, de ser necesario. El uso del hanko se extiende a la vida cotidiana japonesa, y puede suplir a la firma, por ejemplo, en la firma de un contrato. Aunque está cayendo en desuso, sigue siendo un verdadero arte. 

El ringi-sho circula por toda la cadena de aprobación, "vuela", metafóricamente hablando. Si no hay consenso, quien lo origina debe replantear su propuesta y comenzar el ciclo de aceptación nuevamente.

El documento contiene información tal como:
  • una explicación de la situación actual, de lo que desea solucionar o mejorar; 
  • una descripción clara y concisa de las acciones necesarias para llevar a cabo el cambio
  • un análisis de recursos y de ventajas y desventajas de la propuesta (costo-beneficio)

Lo suficiente para que se tomen decisiones objetivas. Guarda un especial vínculo con el Reporte A3, una herramienta visual que vimos en otra publicación, en el que con una sola hoja de papel teníamos toda la información que necesitábamos para analizar la realidad de una organización o de un proceso en particular.

Ringo-sho quizás suene demasiado estructurado o burocrático por este lado del mundo, en donde se requieren métodos algo más versátiles y abiertos. Pero no podíamos dejar de mencionarlo.




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sábado, 31 de marzo de 2018

Modelo de Lewin: Gestión del Cambio Organizacional en 3 Pasos

Este modelo fue desarrollado por Kurt Lewin, psicólogo alemán nacionalizado estadounidense. Lewin se destacó por desarrollar teorías de grupo e investigar cómo funcionan las relaciones interpersonales dentro de las organizaciones. Para su modelo del cambio, utilizó la analogía del hielo. Un bloque de hielo posee una forma determinada, la del recipiente que lo contiene. Si se lo descongela, se convierte en agua. Al trasvasar esa agua a otro recipiente y volver a congelarlo, el bloque de hielo adoptará la forma del nuevo contenedor. Se trata, entonces, de un modelo de tres pasos. El primer paso es el descongelamiento, lo que representa salir del estado inicial. El segundo paso es el de trasvasar el líquido, el cambio propiamente dicho. Por último, volvemos a congelar el líquido, tomando la forma del recipiente que deseemos. Esto hace que sea un método ordenado o controlado. Uno define la forma definitiva que tendrá el bloque. 

Se puede presuponer, que el buscar un resultado concreto y cerrado, va en contra del concepto de mejora continua. Esto no es así. El método sólo busca evitar una transición indefinida, sin cierre. Para que funcione como un proceso cíclico de mejora, debe aplicarse sistemáticamente.
Imagen de Bruno /Germany en Pixabay 

Primer paso: Descongelamiento


La primera etapa del proceso de cambio consiste siempre en comprender la situación actual. Todas las personas implicadas deben tener conocimiento pleno del punto de partida, y los recursos con los que se cuentan para cambiar lo que desea. Aquí la comunicación cumple un rol fundamental. Se debe crear la necesidad del cambio, a través de un liderazgo adecuado y de objetivos claros. Qué queremos cambiar, y qué no. Mediante reuniones e intercambio de opiniones, se pueden determinar los aspectos más importantes que deben ser atacados, los pasos a seguir, y la actitud a tomar ante una posible resistencia. Según Lewin, existen dos tipos de fuerzas: las que ayudan a que el cambio se realice (fuerzas impulsoras) y las que se resisten al cambio (fuerzas restrictivas). Estas fuerzas restrictivas surgen de los sectores que desean, por alguna razón, mantener el status quo. En general, en las organizaciones, estas fuerzas se mantienen equilibradas. Es un equilibrio casi estacionario. Para salir de este estado, y que el cambio funcione, las fuerzas impulsoras deben ser mayores a las restrictivas. Esto se logra de dos maneras posibles: aumentando las fuerzas impulsoras o disminuyendo las restrictivas. Una mejor solución es hacer ambas cosas, en donde el resultado es claramente superior. 

El congelamiento es, en resumen, una etapa de puesta en común entre las partes interesadas y de planificación del proceso de cambio.


Segundo paso: Cambio


En esta etapa sucede el cambio. Se realizan todas las acciones necesarias para que ocurra, y se realiza un seguimiento sobre su avance. Se deben establecer, por lo tanto, mecanismos para implementar las acciones y para comprobar su efectividad.


Tercer paso: Congelamiento


Siguiendo con la analogía del hielo, el congelamiento consiste en estabilizar a la organización, a darle la forma deseada a los resultados. Los nuevos patrones de comportamiento deben ser reconocidos, e incorporados naturalmente por las partes interesadas, para que podamos garantizar su efectividad y su estabilidad en el tiempo. 


El Modelo de Lewin se puede resumir según la siguiente curva, conocida como el esquema de la raíz cuadrada, por su similitud con el símbolo de dicha operación matemática:


Como se puede apreciar, la etapa del descongelamiento representa una situación estable determinada. El cambio aparece desglosado en dos fases. La primera es de disminución de la productividad (curva descendente), ya que cualquier modificación al comportamiento requiere de una adaptación que suele disminuir el rendimiento. Luego, la organización comienza a aumentar su productividad (curva ascendente). Una vez que alcanza el resultado esperado, la organización trabaja para mantener este estado de manera estable. Aquí estamos claramente, en la etapa de congelamiento. En la curva, se trata claramente de un estado estacionario que se encuentra en otro nivel, con respecto al inicial.



jueves, 14 de septiembre de 2017

101 Frases Fundamentales sobre el Cambio

El dramaturgo británico Bernard Shaw sostenía que todo progreso es imposible sin cambio. Vivimos en un mundo complejo y dinámico. La mejora continua como filosofía de trabajo y de vida implica cambios permanentes. El mayor desafío no es cambiar propiamente, sino vencer el miedo a cambiar. Hablamos de cambios a nivel personal, organizacional y social. Les traemos en esta oportunidad 101 frases (de muchas) que seleccionamos sobre el cambio, dichas por personalidades destacadas en diferentes disciplinas, y en distintos contextos históricos. Esperamos que sean de utilidad. Si tienen alguna adicional o quieren opinar sobre esta selección, no tienen más que comentar.


"La visión sin acción solo es un sueño. Con acción sin visión solo pasa el tiempo. Con visión y acción se puede cambiar el mundo." (Joel A. Barker)

"No puedo decir que las cosas vayan a mejorar si cambiamos; lo que puedo decir es que deben cambiar si tienen que mejorar." (Georg C. Lichtenberg)

"Cambia tus pensamientos y cambiarás tu mundo." (Norman Vincent Peale)

"Para que los cambios sea de un verdadero valor, tienen que ser duraderos y consistentes." (Tony Robbins)

"El mundo odia el cambio y, sin embargo, es la única cosa que trae el progreso." (Charles Kettering)

"El cambio es ley de vida. Cualquiera que sólo mire al pasado o al presente, se perderá el futuro." (John Fitzgerald Kennedy)

"Cambiar no es obligatorio. Sobrevivir tampoco." (W. Edwards Deming)

"El mundo que hemos creado es un proceso de nuestro pensamiento. No puede ser cambiado sin cambiar nuestro pensamiento." (Albert Einstein)

"Si estás en una mala situación, no te preocupes, cambiará. Si estas en una buena situación, no te preocupes, cambiará." (John A. Simone, Sr.)

"El pensamiento creativo inspira ideas. Las ideas inspiran el cambio." (Barbara Januszkiewicz)

"El cambio es inevitable. El cambio es constante." (Benjamin Disraeli)

"Si seguimos haciendo lo que estamos haciendo, seguiremos consiguiendo lo que estamos consiguiendo." (Stephen R. Covey)

"Cuando acabas de cambiar, estas acabado." (Benjamin Franklin)

"Al fin y al cabo, somos lo que hacemos para cambiar lo que somos." (Eduardo Galeano)

"El pesimista se queja del viento; el optimista espera que cambie; el realista ajusta las velas." (William Arthur Ward)

"Si no te gusta algo, cámbialo. Si no lo puedes cambiar, cambia tu actitud." (Maya Angelou)

"Nunca creas que unas pocas personas que se preocupan no pueden cambiar el mundo. Porque, de hecho, esas son las que siempre lo han cambiado." (Margaret Mead)

"El universo es cambio; nuestra vida es lo que nuestros pensamientos hacen de ella." (Marco Aurelio).

"La gente más infeliz es la que teme el cambio." (Mignon McLaughlin)

"Nuestro dilema es que odiamos el cambio y lo amamos al mismo tiempo; lo que realmente queremos es que las cosas permanezcan igual pero mejoren." (Sydney J. Harris)

"Yo sola no puedo cambiar el mundo, pero puedo tirar una piedra al agua para crear muchas ondas." (Madre Teresa)

"No importa lo que la gente te diga, las palabras e ideas pueden cambiar el mundo." (Robin Williams)

"La educación es el arma más poderosa para cambiar el mundo." (Nelson Mandela)

"Cada día me miro en el espejo y me pregunto: «Si hoy fuese el último día de mi vida, ¿querría hacer lo que voy a hacer hoy?». Si la respuesta es «No» durante demasiados días seguidos, sé que necesito cambiar algo." (Steve Jobs)

"Encara lo que eres, ya que eso es lo que cambia lo que eres." (Soren Kierkegaard)

"El mundo esta cambiando rápidamente. Lo grande no golpeará más a lo pequeño. Será lo rápido lo que golpee a lo lento." (Rupert Murdoch)

"Si quieres cambiar al mundo, cámbiate a ti mismo." (Mahatma Gandhi)

"Si te das cuenta de que todas las cosas cambian, no hay nada con lo que te querrás quedar. Si no temes la muerte, no hay nada que no podrás conseguir." (Lao Tzu)

"Los tiempos y condiciones cambian tan rápidamente que debemos mantener nuestro objetivo constantemente centrado en el futuro." (Walt Disney)

"Debes ser el cambio que deseas ver en el mundo." (Mahatma Gandhi)

"La mejor manera de predecir el futuro es creándolo." (Peter F. Drucker)

"La inteligencia es la habilidad de adaptación al cambio." (Stephen Hawking)

"El fracaso no es fatal, pero lo podría ser el fracaso para cambiar." (John Wooden)

"El crecimiento es la única evidencia de la vida." (John Henry Newman)

"Solo yo puedo cambiar mi vida. Nadie lo puede hacer por mi." (Carol Burnett)

"Quién quiere cambiar siempre encontrará una razón para cambiar." (André Maurois)

"Existir es cambiar, cambiar es madurar, madurar es crearse a si mismo sin cesar." (Henri Bergson)

"La única persona educada es aquella que ha aprendido cómo aprender y cambiar." (Carl Rogers)

"La lentitud en el cambio significa normalmente, miedo a lo nuevo." (Phil Crosby)

"Para cambiar tu vida: comienza inmediatamente. Hazlo ostentosamente." (William James)

"El mundo cambia en proporción directa al número de gente dispuesta a ser honesta con sus vidas." (Armistead Maupin)

"El cambio no causa dolor. Es la resistencia al cambio el que lo causa." (Autor desconocido)

"Debes tomar responsabilidad personal. No puedes cambiar las circunstancias, las estaciones o el viento, pero puedes cambiarte a ti mismo. Es algo de lo que estas a cargo." (Jim Rohn)

"Todos piensan en cambiar el mundo, pero nadie piensa en cambiarse a sí mismo." (Alexei Tolstoi) 

"Un pequeño cambio hoy te lleva a un futuro radicalmente diferente." (Richard Bach)

"Al igual que con cualquier cosa creativa, el cambio es inevitable." (Enya)

"El único cambio que el ser humano disfruta es el del pañal" (Autor Desconocido)

"Si la vida cambia, también podemos cambiar el mundo." (Yoko Ono)

"Siempre eres libre de cambiar tu mente y elegir un futuro o pasado distinto." (Richard Bach)

"Si queremos que todo siga como está, es necesario que todo cambie." (Giuseppe Tomasi di Lampedusa)

"El hombre absurdo es el que no cambia nunca." (Georges Clemenceau)

"Cambia de opinión, mantén tus principios; cambia tus hojas, mantén intactas tus raíces." (Victor Hugo)

"Las excusas no cambian nada, pero hacen que la gente se sienta mejor." (Mason Cooley)

"Si no te gustan como son las cosas, cámbialas, no eres un árbol." (Jim Rohn)

"Gastamos nuestro tiempo buscando la seguridad y la odiamos cuando la obtenemos." (John Steinbeck)

"La perfección es inmutable. Pero para las cosas imperfectas, el cambio es la forma de perfeccionarlas." (Owen Feltham)

"Siempre dicen que el tiempo cambia las cosas, pero de hecho tienes que cambiarlas tu mismo." (Andy Warhol)

"El cambio comienza cuando alguien ve el siguiente paso" (Autor Desconocido)

"Espero que todos los que estén leyendo esto estén teniendo un muy buen día. Y si no lo estas teniendo, se consciente de que cada minuto que pasa, tienes una oportunidad para cambiar eso." (Gillian Anderson)

"A veces la decisión más pequeña puede cambiar tu vida para siempre." (Keri Russell)


"La gente subestima su capacidad para cambiar. No hay momento correcto para hacer algo difícil." (John Porter)

"Sólo la renovación puede mantener, el que se queda parado, se retrasa." (Everhardus Johannes Potgieter)

"Si cambias el modo en que miras las cosas, las cosas que miras cambian." (Wayne Dyer)

"No hay nada permanente, excepto el cambio." (Heráclito)

"Nos deleitamos con la belleza de la mariposa, pero raramente admitimos los cambios por los que ha pasado para conseguir esa belleza." (Maya Angelou)

"Sin cambio, algo duerme dentro de nosotros. El que duerme debe despertar." (Frank Herbert)

"Vivir es cambiar y ser perfecto es haber cambiado a menudo." (John Henry Newman)

"Actúa de la forma en que te gustaría ser y pronto serás de la forma en que te gustaría actuar." (Bob Dylan)

"Mejorar es cambiar; así que para ser perfecto hay que haber cambiado a menudo." (Winston Churchill)

"No es que algunas personas tengan fuerza de voluntad y otras no. Es que algunas personas están preparadas para cambiar y otras no." (James Gordon)

"El cambio es la única cosa inmutable." (Arthur Schopenhauer)

"Hay tres constantes en la vida…el cambio, la elección y los principios." (Stephen Covey)

"El cambio es inevitable. El cambio para mejor es un trabajo a tiempo completo." (Adlai E. Stevenson)

"Un año más tarde desearás haber empezado hoy." (Karen Lamb)

"Si no cambiamos, no crecemos. Si no crecemos, realmente no estamos viviendo." (Gail Sheehy)

"El tiempo es neutral y no cambia las cosas. Con coraje e iniciativa, los lideres cambian las cosas." (Jesse Jackson)

"Cambia tus pensamientos y cambias el mundo." (Norman Vincent Peale)

"El que rechaza el cambio es el arquitecto de la decadencia. La única institución humana que rechaza el progreso es el cementerio." (Harold Wilson)

"Tu vida no mejora por casualidad, mejora por el cambio." (Jim Rohn)

"No podemos cambiar nada hasta que no nos aceptamos. La condena no libera, oprime." (Carl Jung)

"Las masas humanas más peligrosas son aquellas en cuyas venas ha sido inyectado el veneno del miedo.... del miedo al cambio." (Octavio Paz)

"Mejorar es cambiar; ser perfecto es cambiar a menudo." (Winston Churchill)

"Cambiar es lo que la gente hace cuando no les queda otra opción." (Holly Black)

"Cualquier cambio, incluso un cambio para mejor, siempre esta acompañado de inconvenientes e incomodidades." (Arnold Bennett)

"A veces si quieres ver que las cosas cambian para mejor, tienes que hacer las cosas con tus propias manos." (Clean Eastwood)

"El cambio no solo es probable, es inevitable." (Barbara Sher)

"El destino no es cuestión de suerte, es cuestión de elección. No es algo a esperar, es algo a ser conseguido." (William Jennings Bryan)

"Nadie puede ser esclavo de su identidad: cuando surge una posibilidad de cambio, hay que cambiar." (Elliot Gould)

"El cambio es sólo otra palabra para decir crecimiento, otro sinónimo de aprendizaje." (Charles Handy)

"El coraje no es la ausencia de miedo, sino el juicio de que algo es más importante que el miedo." (Ambrose Redmoon)

"Cuando sufrir sea más difícil que cambiar, cambiarás." (Robert Athony)

"No todo cambio es crecimiento, al igual que no todo movimiento es hacia delante." (Ellen Glasgow)

"El progreso es imposible sin cambio, y aquellos que no pueden cambiar sus mentes no pueden cambiar nada." (George Bernard Shaw)

"Todo gran cambio comienza con un soñador. Recuerda siempre; tienes dentro de ti la fuerza, la paciencia y la pasión para alcanzar las estrellas y cambiar el mundo." (Harriet Tubman)

"El cambio en todas las cosas es dulce." (Aristóteles)

"Las cosas no cambian; cambiamos nosotros." (Henry David Thoreau)

"Cambia antes de que te veas obligado a ello. " (Jack Welch)

"Para cambiar lo que consigues debes cambiar lo que eres." (Vernon Howard)

"Cambia tu vida hoy. No juegues con tu futuro, actúa ahora, sin demora." (Simone de Beauvoir)

"Lo que logramos en el interior cambia nuestra realidad." (Plutarco)

"Si no cambias la dirección, podrías terminar donde has empezado" (Lao Tzu)