¿Qué es la Gestión de Proyectos y cómo se vincula con la Gestión de la Calidad?

La Gestión de Proyectos (PM en adelante, por las iniciales en inglés de Project Management) como tal es una disciplina que se encarga de establecer todos los pasos necesarios para la consecución de un objetivo específico: en particular, un proyecto. Por definición, un proyecto es la «idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios». En general, y a los fines que perseguimos en esta publicación, denominamos proyecto a todo emprendimiento que tenga como objetivo producir un bien o un servicio en un tiempo generalmente acotado mediante una planificación exhaustiva de los pasos a seguir durante el diseño y la implementación. En estos pasos se encuentran involucrados diversos aspectos tales como el tiempo, la calidad, los costos, la definición de las partes interesadas, la determinación de los riesgos, entre otros. Esta publicación tiene como objeto dar lineamientos generales sobre esta actividad que posee infinidad de aristas y aplicaciones, sólo con la idea de identificar qué similitud posee con la Gestión de la Calidad (QM de aquí en adelante).

La PM a nivel mundial se rige casi en su totalidad por lo que dicta una organización internacional en particular: el Project Management Institute, conocido generalmente por sus siglas como PMI. Esta institución fundada en el siglo pasado, allá por los años sesenta, es el mayor referente en lo que respecta a PM. Es una de las organizaciones con mayor número de miembros del planeta, superando los 700.000 en 2016, pertenecientes a casi 180 países diferentes. Este organismo publica desde el año 1990 una guía de buenas prácticas en la PM: Guide to the Project Management Body of Knowledge, mejor conocida por sus iniciales como PMBOK. Esta «Biblia» de la PM hoy se encuentra en su 5ta edición y es el principal documento de referencia de toda organización o individuo que pretenda encarar un proyecto. 

«Más específicamente, ¿qué es un proyecto? Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único.»

Así se encarga el PMI de definir su concepto de proyecto. Y aclara, además, que no se trata de una actividad rutinaria y sistemática, sino que es un proceso que se realiza por única vez. Puede involucrar personas, grupos u organizaciones completas que no necesariamente interactúen de manera habitual, sin importar su ubicación geográfica. Es temporario, es decir, con principio y fin bien claros y con una definición detallada del alcance y los recursos disponibles.

Los 5 procesos de PM y los 10 aspectos a tener en cuenta

El PMI identifica cinco procesos bien definidos durante la realización de un proyecto, a saber:

1. Iniciación
2. Planificación (o Planeación)
3. Ejecución
4. Monitoreo y Control
5. Cierre

Durante ellos, se suelen tener en cuenta diez aspectos principales:

PMBOK®, 5ta Edición

1. Integración
2. Alcance
3. Equipo
4. Costo
5. Calidad
6. Obtención
7. Recursos humanos
8. Comunicaciones
9. Gestión de riesgos
10. Gestión de los interesados (stakeholders)

Relación con la Gestión de la Calidad

A primera vista aparecen aspectos que se asemejan bastante a lo que ya conocemos de QM. Queremos destacar algunos de ellos:

• La necesidad de estandarización cubierta con la solución del PMBOK es coherente con la estandarización histórica de la calidad.
• Destacar la planificación como una etapa fundamental es un aspecto compartido entre PM y QM. La planificación es el enemigo número uno de la improvisación, lo que lleva a una menor probabilidad de problemas y desvíos, tales como demoras, sobrecostos o no conformidades.
• Si miramos en detalle, los procesos 2, 3 y 4 de la PM se asemejan a un Ciclo PDCA, en donde existe una secuencia lógica de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. (Pero ¡cuidado!. Aquí la gran diferencia es que la calidad sí es un proceso continuo, de mejora continua, un proyecto no)
• Por otro lado, la calidad es de por sí es uno de los aspectos principales de la PM. Existe control de calidad dentro de la gestión de un proyecto.
• Con la introducción de la nueva versión de la norma de QM por excelencia (ISO 9001:2015) aparecen en el mundo de la calidad dos conceptos que ya se venían utilizando pero no se reflejaban explícitamente en ella: la gestión de riesgos por un lado y la gestión de los interesados (las «partes interesadas» o stakeholders). El PMI ya los venía contemplando hace tiempo. Ambos aspectos serán motivo de futuras publicaciones. 
• La PM es generalista, tal como ISO 9001:2015, es decir que puede ser aplicada y adecuada en infinidad de rubros y procesos.

En resumen...

Si bien se trata de dos disciplinas bien diferenciadas, existe una coherencia entre la Gestión de la Calidad y la Gestión de Proyectos. Un claro foco en la importancia de una correcta planificación para el éxito y la consecución de objetivos, la estandarización de los pasos y las consideraciones a tener en cuenta, la definición explícita de alcances, recursos, stakeholders y riesgos, son algunos de los aspectos que muestran su alto grado de similitud y solapamiento. 

Otros artículos relacionados

• El Círculo de Deming (Shewhart): Ciclo PDCA

La Trilogía de Juran

El consultor y experto de la calidad rumano Joseph Juran propuso que una correcta Gestión de la Calidad se logra a través de una trilogía de procesos: 

• En primer lugar, la Planificación de la Calidad. La planificación se basa en desarrollar lo que el cliente precisa, ya sea un producto o un servicio, y así satisfacerlo.
• En segundo lugar, el Control de Calidad. Es quien suministra los estándares de calidad que se utilizarán para la inspección.
• Por último, la Mejora de la Calidad. Generalmente nace de la detección de errores. Hallar errores y conocer su origen nos permite encontrar una oportunidad de mejora del proceso. 

La Trilogía de Juran hoy es una marca registrada y uno de los legados más importantes de su influyente obra.

La Trilogía de Juran de manera gráfica.
FUENTE: "Juran y la Planificación de la Calidad" - Joseph M. Juran (1988)

¿Por qué planificar la calidad?

Cuando una organización no planifica la calidad, o tiene un proceso de planificación deficiente, aparecen errores y desperdicios originados por:

• Pérdidas en las ventas debidas a fallos en el producto, a nos cumplir con las especificaciones del cliente. Aquí entra en juego la reputación, tan difícil de cuantificar.
• Costos de la mala calidad (de la "No Calidad"), los cuales pueden ser enormes si contemplamos todas las actividades necesarias para atender la queja del cliente, el retrabajo sobre el producto defectuoso o el recambio por un producto conforme. Este valor puede oscilar entre un 20 y un 40% en organizaciones sin una debida planificación.
• Las amenazas a la sociedad. En un mundo sumamente industrializado, la gente posee una dependencia directa sobre la calidad de los productos que consume. Tal como lo define el autor, "las personas viven detrás de los diques protectores de la calidad". En muchas industrias esto es aún más evidente. Pensemos por ejemplo en productos defectuosos que provengan de la industria alimenticia, o la farmacéutica. O un automóvil que, por incumplimiento de especificaciones, pueda poner en riesgo la salud de sus ocupantes.

Una correcta planificación de la calidad se logra a través de una concientización profunda del personal sobre su importancia, la cual se consigue mediante formación y asistencia permanente. La organización debe ser clara en cuáles son los resultados que se esperan, cómo deben ser los procesos y cuál es la responsabilidad de cada integrante para que se cumpla. Las recompensas deberán estar vinculadas a los resultados logrados. 

Juran define un ´mapa de carreteras', una secuencia de pasos para una planificación efectiva:

• Identificar quiénes son los clientes.
• Determinar las necesidades de esos clientes.
• Traducir esas necesidades al lenguaje de la organización.
• Desarrollar un producto que responda a esas necesidades.
• Optimizar las características del producto para satisfacer también las necesidades de la organización.
• Desarrollar los procesos necesarios para tal fin.
• Optimizar los procesos.
• Demostrar que el proceso puede producir el producto bajo las condiciones operativas.
• Transferir el proceso a las fuerzas operativas.

Satisfacer las necesidades del cliente no es una tarea sencilla, sólo por le hecho de que éstas van variando en forma dinámica e impredecible.

¿Planificación de la calidad o mejora proyecto a proyecto?

El autor plantea esta disyuntiva a través de un ejemplo práctico: 

"Se encuentra una respuesta en términos corrientes en el caso del gerente que está completamente rodeado de caimanes. Se pone a matar caimanes, uno a uno - —una versión sáurica de la mejora proyecto a proyecto—-. Pero nunca llega al final, porque más y más caimanes siguen saliendo del pantano. La solución final es desecar el pantano. En esa analogía, mejorar proyecto a proyecto es lo mismo que sacrificar los caimanes uno a uno. El nuevo enfoque de la planificación de la calidad es desecar el pantano."

Con esto Juran plantea que mejorar poyecto a proyecto, sólo por prueba y error, produce buenos resultados aunque con un alto costo. El secreto está en la planificación, en eliminar esos problemas de raíz, que provenían del propio diseño del producto y sus procesos. La planificación es el remedio para esas enfermedades crónicas.