Implementando 5S en tu Organización - Sexta Parte: Recomendaciones Finales y 9S

En esta última publicación de la serie daremos recomendaciones finales, y compartiremos algunas experiencias para que tengan como referencia al momento de realizar la implementación. Luego, hablaremos sobre la versión ampliada conocida como 9S, con una breve descripción sobre cada una de estas 4 etapas de apoyo a la metodología original. 

Recomendaciones y Comentarios sobre 5S en algunas aplicaciones

Compartiremos algunas experiencias, en distintos tipos de organizaciones, a través de recomendaciones.

Los enemigos de las 5S

Ya lo hemos mencionado, pero existen dos grandes 'enemigos' de la implementación de 5S (y de la mayoría de las iniciativas de mejora conocidas). Por un lado deberemos enfrentarnos, en mayor o menor medida, a una resistencia al cambio. Esta puede aparecer en cualquier etapa. Depende de muchísimos factores, entre los que podemos destacar:

• la cultura de la organización.
• la idiosincrasia del país o región en donde se quiera aplicar.
• la personalidad y las creencias de los integrantes de la organización. Aquí hablamos de creencias personales, no religiosas. De paradigmas, de las diferentes maneras que tienen las personas de ver una misma realidad.
• el liderazgo de quien lleva adelante el proyecto, y de la Dirección (por supuesto).
• la formación impartida.

Por el otro, es fundamental mantener la motivación en todo el equipo. Esto es más difícil de medir y de sostener. En una primera etapa, los resultados son claros y notorios. Luego se vuelven más imperceptibles. El resultado de nuestras acciones de mejora o de mantenimiento del sistema no se ven a simple vista o en el corto plazo, lo que lleva a que el ímpetu inicial con el que hacíamos las cosas se vaya apagando. S1, S2 y S3 suelen funcionar relativamente bien en un principio, pero con el tiempo nos parecerá que no hay nada por mejorar. Y en la realidad, esto no es así. Sólo que la vara es más alta, y la técnica se vuelve más puntillosa y estricta. Sino, ¡no habría mejora continua!.

No complicarse más de lo necesario

Volvamos al punto de partida por un momento. Si aplicamos 5S es porque queremos ser más productivos. La implementación de 5S debe lograr eso, no convertirse en un obstáculo. Muchas ideas planteadas aquí y en otros sitios, nos hablan de técnicas o casos de éxito o fracaso que no necesariamente apliquen o tengan el mismo resultado en nuestra organización. Moraleja: utilicen los conceptos básicos, los lineamientos de la técnica, pero adáptenlos a su realidad. No se compliquen. Nadie puede obligarlos a seguir una receta determinada, porque quizás funcionó en alguna empresa, o en algún otro momento. Esto puede no andar en nuestro caso. El nivel de detalle con el que desean aplicar 5S, la severidad del control y los objetivos, los deben plantear ustedes. Sean versátiles, agreguen lo que consideren necesario y desháganse de lo que no. Siempre hay oportunidad de replantear las cosas, de innovar.

5S: el mejor ejercicio para la excelencia

Como ya dijimos anteriormente, 5S es (sin duda) la puerta de entrada a algo más grande. No podemos pensar en algo más complejo si 5S no nos funciona. Hoy el mundo habla de Lean, de Six Sigma, de World Class Manufacturing, de ISO 9001.  ¿Cómo piensan que nos irá si no hay orden y limpieza, si no hay estandarización, compromiso o disciplina? 

En la diversidad está la riqueza

Está claro que podemos aplicar 5S a cualquier ámbito que se nos ocurra, incluyendo nuestra vida personal. También existen tantas realidades como organizaciones diferentes hayan. No es lo mismo aplicar 5S en una empresa de servicios, en un organismo público, en un hospital o en la industria manufacturera. Cuando hablamos de S2, principalmente, dimos algunos tips para aplicar orden en talleres u oficinas. Quizás no sea lo que ustedes precisan exactamente, pero la idea era hacerles ver que con creatividad y pocos recursos podemos resolver la mayor parte de las cuestiones. Pueden trasladar ideas como la del shadowboard de herramientas de un taller para otras necesidades (limpieza, elementos de un restaurant, de una escuela, de una oficina, un hotel, un vehículo, de lo que sea). Los elementos de control visual que parecen más triviales y básicos, son los que mejor funcionan. ¡Háganlos a medida!. No olviden la esencia del poka-yoke a la hora de ordenar y definir la disposición de las cosas.

Romper las barreras entre áreas

Una de las características más maravillosas de 5S es que borra los límites entre áreas, y las jerarquías quedan en un segundo plano. Todos, por igual, deben hacer lo mismo con la misma exigencia y compromiso. Poco importa, también, si hablamos de una empresa unipersonal, una Pyme, una mega-corporación o una empresa familiar. Aunque este último caso sí que merece una publicación aparte... ya que tiene algunos ingredientes a analizar que escapan al objetivo de esta serie de publicaciones.  

9S: ¿Una versión mejorada?

Hasta ahora hemos hablado de la técnica original de las 5S, que ya lleva unas décadas dando vueltas. En los últimos años, viene creciendo la tendencia de otra técnica que se supone superadora, agregando características de estandarización y coordinación adicionales. Esto fortalece los hábitos ya desarrollados y afianza los vínculos interpersonales. 9S es en realidad 5S con 4 'S' más de apoyo. Con 5S funcionando adecuadamente, podemos apuntar a la excelencia a través del agregado de estas características. Son algo más abstractas que las ya vistas, por lo que son más complejas de llevar a la práctica y de medir.

Describiremos brevemente qué aporta cada una de ellas, y daremos una opinión global.

¿Cuáles son las 9S?

Vamos a seguir con la codificación anterior, por lo que las llamaremos:

S6: Shikari

S7: Shitsukoku

S8: Seishoo

S9: Seido

Veamos brevemente de qué se ocupa cada una de ellas. 

(S6) - Shikari: Constancia

Siguiendo un poco con la línea de S5, shikari busca desarrollar la constancia individual de cada integrante de la organización, así como una actitud positiva ante sus tareas. Ya hablamos de hábitos anteriormente. S6 es el perfeccionamiento de esos hábitos. Tener en cuenta que estamos hablando sólo de constancia, del cumplimiento sistemático de las tareas bajo los lineamientos ya mencionados. Hay una característica más personal e interna que tiene que ver con el nivel real de compromiso del individuo. Para esto, tenemos a S7.

(S7) - Shitsukoku: Compromiso

Shitsukoku es, literalmente, perseverancia. Es la real convicción del individuo de que lo que hace tiene un sentido concreto. No sólo lo hace, sino que lo cree útil y necesario. Está sinceramente convencido. Estamos hablando de niveles superiores en donde la ética y la moral juegan un papel crucial.

(S8) - Seishoo: Coordinación

S6 y S7 cubren aspectos del desarrollo de las personas como individuos aislados. S8 y S9, por el contrario, buscan que el equipo de trabajo completo funcione de manera armónica. Seishoo hace foco en el desarrollo de métodos de trabajo que aprovechen las capacidades individuales y las combinen, obteniendo un grupo de trabajo que funcione sinérgicamente. El logro grupal es superior a la suma de los esfuerzos individuales. Para que esto funcione, estos esfuerzos deben estar sincronizados. Que todo fluya y que el esfuerzo de uno no anule el de otro. 

(S9) - Seido: Estandarización

Se suele utilizar aquí la analogía con una orquesta, en donde cada músico aporta cierta tarea, pero para que la orquesta (organización) funcione bien como un todo, debe haber una coordinación lógica. Los métodos de trabajo funcionarán entonces como la 'partitura'. Al igual que S4 se busca la estandarización. Todo debe estar normalizado y predefinido. Incluso esta coordinación entre partes.

¿Qué hay de 6S?

Otra versión que se suele ver como superadora de 5S es la de la técnica de las 6S, que nada tiene que ver con las 9S. Aquí la sexta 'S' agrega aspectos de seguridad. Se la conoce como Anzen (安全, 'seguridad'). Esta claro que no incluye ninguna 'S' (sólo encaja en otros idiomas, incluidos el inglés y el español). Aquí se agregan a las 5S originales métodos que contemplen con mayor profundidad temas relacionados a la seguridad, a través de la prevención de accidentes.

Conclusiones Finales

5S, y sus variantes, son una poderosa herramienta cuyos resultados son realmente determinantes para las organizaciones que las apliquen correcta y sistemáticamente. Hay tanta diversidad en campos de aplicación y tipos de organización, que no terminaríamos nunca de conocer su potencial. Hemos tratado de dar una orientación a través de esta serie de artículos. Pero el trabajo, a partir de ahora, es de ustedes. Sería muy enriquecedor que nos comenten qué experiencias han tenido en su aplicación. En lo posible, aclarando país y tipo de organización. ¡Los leemos!

En una próxima publicación, veremos un modelo, de tantos que se pueden diseñar, para la realización de auditorías 5S.

• Implementando 5S en tu Organización - Primera Parte: Seiri
• Implementando 5S en tu Organización - Segunda Parte: Seiton
• Implementando 5S en tu Organización - Tercera Parte: Seisō
• Implementando 5S en tu Organización - Cuarta Parte: Seiketsu
• Implementando 5S en tu Organización - Quinta Parte: Shitsuke
• El Método de las '5S', una sencilla y excelente manera de comenzar a trabajar en la mejora continua
• La importancia del control visual: todo lo necesario en un único lugar
• Kaizen como filosofía de trabajo y de vida
• Psicología y Calidad (Parte I)
• La Cultura y el Fracaso de la Calidad