Implementando 5S en tu Organización - Segunda Parte: Seiton

En esta segunda entrega, trabajaremos en la S2, cuya finalidad es darle ubicación de manera sistemática a todo lo que hemos considerado como necesario en la etapa anterior (S1: Clasificación). Recordemos que se considera necesario a todo lo que se utiliza con frecuencia en nuestra actividad diaria.  El orden es la característica más distintiva de esta metodología. Su correcta aplicación es fundamental para el éxito de 5S.

"Con orden y tiempo se encuentra el secreto de hacerlo todo, y de hacerlo bien." (Pitágoras)

(S2) - Seiton: Orden

En la etapa anterior, S1, hemos logrado separar lo que necesitamos de lo que no, liberando espacio, lo que mejora nuestra relación con el lugar de trabajo. A esta altura, sólo tenemos lo que precisamos. Pero aún puede ser difícil acceder en tiempo y forma a un elemento en el momento de necesitarlo. Supongamos que en nuestro puesto de trabajo utilizamos varias herramientas manuales, pero todas se encuentran mezcladas dentro de una caja. Tenemos dos grandes problemas:

• Encontrar una herramienta específica dentro de la caja, implica "revolver" la caja y quizás equivocarnos (por ejemplo, la medida de una llave o de un destornillador seleccionada incorrectamente).
• No podemos darnos cuenta si falta alguna herramienta con sólo ver la caja. Deberíamos tenerlo todo inventariado, y hacer una revisión exhaustiva del 100% de los elementos.

Para esto, aparece S2. Su eslogan es claro: "Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar". Es decir, cada elemento dentro del puesto de trabajo tiene un lugar (y sólo uno) determinado. Cuando no se encuentra estrictamente en uso, el elemento debe estar colocado en su lugar. Esto nos permite tener un control absoluto sobre la totalidad de los elementos necesarios.

Pasos de aplicación de S2

Pero, ¿cómo le damos orden a los elementos? Vamos a hacerlo en dos pasos. Es una manera de hacerlo, la que nosotros proponemos.

En primer lugar, es conveniente que sectoricemos nuestro espacio. Es decir, que definamos las zonas por uso. Una buena manera de hacerlo es utilizar un plano del lugar (un layout) e identificando los sectores. Una vez definidos, procedemos a demarcarlos físicamente y rotularlos (colocar toda la información que sea necesaria: nombre del sector, responsable, etc.).

Debemos definir un formato estándar para todas los rótulos y carteles de identificación: tamaños, fuentes, codificación de colores, etc. Este debe ser coherente en toda la organización. Es conveniente que también esté alineada con la señalética utilizada para seguridad y medio ambiente, así como cualquier otra específica del tipo de actividad. Hoy existen infinidad de elementos y materiales que son de utilidad en el proceso de señalización e identificación: cintas vinílicas, rótulos autoadhesivos o magnéticos, acrílicos, pinturas especiales, etc.

El segundo paso es utilizar herramientas de identificación que nos permitan tener todos nuestros elementos de manera ordenada y con una ubicación específica. Debemos agrupar los elementos en función de su uso, o sus características. Para esto, rotularemos góndolas, estantes, cajones y todas las divisiones y subdivisiones, de forma que nos resulte práctico e intuitivo para nuestra labor.

El propio sistema deber ser capaz de rechazar cualquier intento de colocación de un elemento en un lugar incorrecto. Para esto utilizaremos sistemas tipo poka-yoke. Recordemos que un sistema poka-yoke es aquel que sólo permite una sola manera de proceder, impidiendo que nos equivoquemos. Un ejemplo de uso cotidiano es el del conector USB, que sólo nos permite conectarlo de una manera, la correcta. Son ideas sencillas pero que nos ayudan a evitar errores. Veamos algunos ejemplos de aplicación práctica. Las posibilidades son infinitas, por lo que apelamos a la creatividad de cada uno para ver cómo puede aplicarlo en su espacio y su actividad.

Ejemplos de sistemas poka-yoke

El ejemplo clásico, por su claridad, es el del shadowboard ("tablero de sombras") para herramientas. Una manera sencilla de definir un único lugar por herramienta, con dos grandes ventajas, tal como vimos antes:

• Cada herramienta tiene su lugar, lo que me permite encontrarla rápidamente cuando la preciso y devolverla con la misma rapidez al dejar de utilizarla. Una mejora en la productividad muy notoria.
• Si falta una herramienta, lo detecto de inmediato.

Esta herramienta de control visual es muy poderosa, y puede ser aplicada en cualquier ámbito (elementos de limpieza, de librería, utensilios de cocina, etc).

Otra técnica muy utilizada para ordenar documentación, es el de establecer un patrón que debe mantenerse. Por ejemplo, para ordenar carpetas, se utiliza una línea diagonal que cruza el conjunto de carpetas. Supongamos que deben estar ordenadas alfabética o cronológicamente. Las ordenamos de dicha manera, y pintamos o colocamos una cinta que las cruce. Luego, si hay una carpeta en orden incorrecto, lo detectaremos de inmediato. En sólo segundos, nos daremos cuenta que algo está mal y, además, sabremos cuál es el lugar correcto. Sencillo, ¿no?. No tendremos que preocuparnos más por el contenido. Lo ordenamos una vez, definimos el patrón, y listo.

El patrón puede tener cualquier formato que no pueda ser alterado. Si en lugar de carpetas, son cajas, podemos utilizar por ejemplo:

Para esto, las carpetas, cajas (o lo que funcione como elemento contenedor) deben ser idénticos, como es de suponer. Podemos hacer una subclasificación, por colores o marcas, o lo que sea. Por ejemplo: carpetas de ventas de un color, de compras en otro. Y sobre ellas, la cinta para evitar el desorden.

En la misma línea, se suele utilizar el calado de algunas superficies para poder colocar de una única manera los elementos necesarios. Tal es el caso del siguiente cajón con artículos de oficina:

Quizás para una primera etapa, esto sea excesivo, pero es un ejemplo de la versatilidad de la metodología. Debemos encontrar, como en todo, un equilibrio entre la practicidad (en sentido de productividad y seguridad) y la complejidad del sistema.

Orden en función de la frecuencia de uso

Algo que parece lógico, pero que muchas veces no tenemos en cuenta, es la frecuencia de uso de cada elemento. Luego de aplicar S1 sabemos que tenemos todo lo necesario a mano. Al aplicar S2 no sólo debemos tener en cuenta que todo tenga una ubicación concreta, sino que esta sea práctica. Lo que utilizamos con más frecuencia, debería estar más accesible que lo que utilizamos menos. Por ejemplo, si permanentemente (a diario) estamos consultando una documentación, quizás nos convenga tenerla en un mueble situado a nuestro lado. No necesitamos pararnos ni trasladarnos para consultarla. 

Cuando se utilizan estantes, es conveniente que tengamos a alturas más cómodas los elementos de mayor frecuencia de uso. En lugares más innacesibles (últimos o primeros estantes), los de menor frecuencia.

Se suele utilizar una regla conocida como la Regla de los 30 Segundos (u otra cantidad, según la actividad, digamos "X"). Esta dice que nuestro espacio de trabajo debe estar ordenado de manera tal que cualquier elemento que precisemos lo podamos encontrar en menos de 30 (o X) segundos. Es una buena manera de poner a prueba la efectividad de aplicación de la etapa S2.

¿Qué avance tendremos?

Al aplicar S2 lograremos mejorar notablemente la disposición de los elementos de uso cotidiano. La correcta identificación y la mejora en la accesibilidad, nos permitirá reducir al mínimo los errores y mejorará nuestro tiempo de respuesta. Nos permitirá, además, detectar faltantes. La mejora en la productividad será evidente.

Recursos necesarios

Esta etapa es crítica, y su aplicación depende sobremanera de la complejidad del espacio y la actividad que se desarrolla. Es por esto que no podemos dar tiempos de ejecución. También depende del grado de detalle que queramos darle y el volumen de elementos que debemos ordenar. 

La inversión en esta etapa suele ser la más alta. Debemos tener en cuenta que precisamos realizar varias tareas de señalización, por lo que seguramente necesitaremos elementos especiales para implementarlo: pinturas, cintas, cartelería, impresiones. Quizás precisemos también nuevo mobiliario, estantes, cajones, carpetas, cajas, etc. Aquí, nuevamente, es fundamental que utilicemos nuestra creatividad para aprovechar los recursos con los que ya contamos. Podemos reutilizar, o refuncionalizar, lo que ya tenemos para darle mejor provecho. Es cuestión de ingenio. Nadie mejor que uno, conoce su necesidad y cómo puede mejorar su espacio.

En la próxima etapa...

En la siguiente publicación, veremos cómo aplicar S3 para mantener limpio nuestro espacio de trabajo. Como veremos, se buscará eliminar o minimizar las fuentes de suciedad, antes que aumentar la frecuencia de limpieza.

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