Implementando 5S en tu Organización - Tercera Parte: Seisō

En esta tercera publicación veremos en detalle la implementación de la tercera etapa de la metodología 5S. Es el turno de la limpieza, la S3. Antes de comenzar, queremos dejar en claro que lo que aquí veremos va más allá de la idea intuitiva de limpieza. Seisō (清掃) es el nombre de esta etapa, cuya traducción literal es "limpieza", aunque lo que se hace en ella no es limpiar propiamente sino determinar y eliminar (o minimizar) las fuentes de suciedad. Es decir, se trabaja de manera preventiva (evitando ensuciar) más que de forma correctiva (limpiando lo que está sucio). Este cambio de paradigma es fundamental para la comprensión de este paso. Su eslogan es:

“No es más limpio quien más limpia, sino quien menos ensucia.”

En las etapas anteriores nos encargamos de quedarnos con lo realmente necesario para nuestra actividad y le dimos un orden determinado. Pero este orden no puede ser completo sin limpieza. De nada nos serviría establecer un sistema ordenado si el uso cotidiano puede generarnos suciedad que afecte a dicho orden. Ya sea en lo funcional (equipos operando mal por suciedad, por ejemplo), en lo estético (documentación manchada, contaminación visual) o por temas relacionados a la seguridad (manchas de aceite, fugas de gases) o salud ocupacional (enfermedades derivadas de un ámbito insalubre).

(S3) - Seisō: Limpieza

Esta etapa busca incorporar en las personas el hábito de la limpieza. Ésta se debe convertir en parte de la rutina diaria. Pero, como mencionamos antes, la clave está en la identificación de las posibles fuentes de suciedad. No hablamos del servicio de limpieza habitual de nuestra organización, que debe existir y continuar operando, sino del mantenimiento de la limpieza de nuestro puesto de trabajo. Y eso es algo que sólo el dueño del puesto puede realizar. Veremos algunas recomendaciones sobre cómo podemos implementarlo con eficacia.

El primer paso para trabajar en S3 es realizar una limpieza general inicial, que servirá de punto de partida. Se deben limpiar todos los espacios de la organización. Esta limpieza integral nos permitirá también tener una noción de la complejidad de la implementación de S3. Comenzaremos a detectar posibles fuentes de suciedad al realizar esta primera limpieza. El éxito de S3 radica, como en el resto de las etapas, en un marcado liderazgo por parte del Equipo 5S. Una formación adecuada repercutirá positivamente, generando motivación y compromiso. S3 también requiere de un profundo conocimiento de cada persona sobre su espacio de trabajo. Algo que ya debería estar desarrollado en gran parte con la aplicación de S1 y S2.

Al encontrarnos con un espacio de trabajo completamente limpio, nos será mucho más fácil identificar las fuentes de suciedad. Podemos encontrarnos con situaciones tales como:

• Fugas o pérdidas de gases, agua, aceite, etc.
• Fallos en máquinas que generen viruta, limaduras, polvo, etc.
• Ingreso de suciedad o humedad desde el exterior.

En una segunda etapa debemos ponernos a trabajar en la eliminación de estas fuentes de suciedad, por ejemplo: 

• Reparar fugas.
• Reparar máquinas (cambiar rodamientos, mangueras, partes móviles).
• Eliminar óxido, repintar.
• Reparar estructuras dañadas, eliminar grietas.
• Remover grasa, hongos o suciedad acumulada de cualquier tipo.

Una vez realizadas estas acciones, tendremos un espacio más limpio, sin duda. Pero esto no sería útil si no se puede mantener en el tiempo. Por lo tanto, como parte muy importante de implementación de S3 debemos definir un Plan de Mantenimiento de la Limpieza.  Esto lo debe realizar cada organización en función de su necesidad. Podemos redactar procedimientos o un manual de limpieza, en donde deben quedar bien en claro:

• Frecuencia de limpieza por sector.
• Criterios de evaluación de la limpieza realizada.
• Puntos críticos de control. Son los puntos en los cuales hay mayores probabilidades de generación de suciedad: máquinas, cañerías, puertas y ventanas, zonas con alimentos o productos químicos, etc.
• Responsables por sector/turno.

Siguiendo los principios de 5S, y particularmente de la S2, todos los elementos de limpieza deben ser los adecuados (necesarios según S1) y tener un lugar destinado a tal fin. Todo con la debida identificación y clasificación. También deben tenerse en cuenta las recomendaciones del fabricante en cuanto al uso de productos químicos (hojas de seguridad), tanto en aspectos de manipulación como de almacenamiento. Esto incluye detergentes, jabones, desengrasantes, ácidos. 

Estaciones de limpieza para 5S
Fuente: www.clarityvisualmanagement.com

Es importante destacar que no existen jerarquías a la hora de 5S, incluyendo la limpieza. Cada uno es responsable de mantener su espacio ordenado y limpio.

¿Qué avance tendremos?

Con S3 conseguiremos tener, finalmente, un lugar de trabajo seguro y saludable. Además del orden logrado con S1 y S2, trabajaremos sistemáticamente sobre las fuentes de suciedad que puede perjudicar a dicho orden y a la salud y seguridad del trabajador (y patrimonial, por supuesto).

Recursos necesarios

En la primera etapa de S3, la limpieza inicial puede requerir de cierta inversión. Todo depende de la complejidad y magnitud de la organización. En muchos casos hay que realizar reparaciones importantes en la estructura edilicia, o restaurar y pintar máquinas, lo que puede tener un costo apreciable. El mantenimiento de la limpieza suele ser mucho más accesible. Sólo se deben tener los elementos necesarios disponibles de manera permanente, así como repuestos críticos cuya rotura o consumo pueda convertirse en una fuente de suciedad: rodamientos, juntas, burletes, etc.

En la próxima etapa...

En la siguiente publicación, veremos cómo aplicar S4. En esta etapa desarrollaremos el criterio necesario para detectar rápidamente desvíos en las etapas anteriores, a través de la estandarización.

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