14 pasos para una delegación exitosa

Delegar eficazmente es un arte. El secreto reside en encontrar la persona adecuada, con el nivel adecuado, para una tarea determinada. Aplicando estos 14 sencillos pasos podrá lograr aliviar su carga laboral, motivar a su equipo y detectar líderes. Además, le permitirá enfocar su energía en proyectos que requieran de sus habilidades específicas.

Los 14 pasos 

1. Crear un entorno adecuado. Delegar eficazmente le permitirá estimular al personal, logrando que se sientan motivados y útiles. Dele la oportunidad a todos los integrantes de su equipo de asumir una tarea de las que usted realiza actualmente. A los menos competentes delégueles en un comienzo tareas bien estructuradas y luego, a medida que vayan demostrando mayor capacidad, tareas de cierta complejidad que requieran del uso del criterio.
2. Seleccionar un enfoque para la delegación. Determine si lo que se delegará es sólo una tarea, un proyecto o una función.
3. Identificar las razones para delegar. ¿Por qué delegamos? Quizás precisemos más tiempo, menos carga de trabajo. ¿O nuestro objetivo es motivar al personal y darle reconocimiento?. Sea cual fuere la razón, debe identificar el por qué de la delegación.
4. Decidir qué delegar. Evalúe su propia carga de trabajo y determine qué podría delegar para aliviarla. Deshágase de tareas repetitivas y desagradables. En caso de tareas complejas, subidividídalas, comparta la responsabilidad y delegue subtareas sencillas.
5. Identificar las habilidades necesarias para realizar una tarea. Para determinar quién es la persona adecuada para realizar la tarea tiene que identificar las habilidades cognitividas e interpersonales que debe poseer, y las actividades que deben ejecutarse.
6. Encontrar a la persona adecuada para la tarea. Determinar quién es la persona más adecuada no es una tarea sencilla. Ésto no sólo requiere de comparar las habilidades de cada persona con las necesarias para la tarea. También debe tener en cuenta si la persona posee disponibilidad (no está asignado a otras tareas o proyectos), si ha demostrado iniciativa o interés previo en nuevos desafìos y si están bien repartidas todas las tareas delegadas dentro del equipo. Se deben evitar los favoritismos.
7. Preparar la discusión. Una vez definida la persona adecuada se le debe comunicar claramente la propuesta. Se deben explicar las tareas en detalle y con claridad, asegurándole a la persona que cuenta con todos los recursos  y el apoyo necesarios para realizarla. Es fundamental ser claro con el nivel de autoridad que se delega y cuáles serán los parámetros que se utilizarán para monitoreo y feedback. 
8. Otorgar la autoridad. Al otorgar autoridad debe tener en cuenta las capacidades de la persona y el grado de confianza que tiene en ella. También debe determinar las consecuencias de posibles decisiones mal tomadas y de los riesgos que está dispuesto a asumir con la delegación.
9. Hacer seguimiento a la tarea delegada. El éxito de la delegación reside en lograr que el empleado no fracase. Para esto, debe realizar un seguimiento adecuado con plazos e indicadores, y estar atento a los desvíos. En todo momento, debe hacer foco en que se cumpla la tarea, sin importar la forma. Evite la tentación de pretender que la tarea sea realizada de la misma manera en la que usted lo haría.
10. Brindar apoyo. Logre que la persona se sienta apoyada, que cuente con todos los recursos y que conozca el grado de autoridad que posee. Todo esto, sin entrometerse demasiado.
11. Manejar la delegación inversa. Evite que los temas delegados le "vuelvan". Ante una situación de este tipo, debe reforzar el apoyo a la persona e incentivarlo a encontrar una solución. Colabore pero no resuelva.
12. Abordar los problemas. Ante el surgimiento de algùn problema es probable que deba reevaluar la capacidad de la persona a la que se le delegó un proyecto o tarea. Antes de tomar el tema por sus medios intente ayudar al empleado sin culparlo, transmita la importancia de capitalizar los errores, ofrezca recursos adicionales y (si es necesario) redacte junto a él un plan de acción para el abordaje y resolución del problema.
13. Reflexionar sobre la tarea ya terminada. Una vez terminada la tarea, es aconsejable que se reúna con el empleado para sacar conclusiones del resultado. Consùltele, sin cuestionarlo, cómo se sintió. Escùchelo. Compare los resultados con los estándares esperados.
14. Enseñar habilidades de delegación a los líderes de equipo. A medida que vaya delegando tareas, comenzará a descubrir líderes dentro del equipo. Transmítales la importancia de delegar las tareas, y permìtales que comiencen a implementarlo.

¿Qué NO debemos delegar?

Existen tareas que no se deberían delegar nunca. Son la esencia de nuestra función:

• La evaluación de nuestros empleados o subordinados.
• La motivación de nuestro equipo de trabajo.
• La ejecución de tareas que requieran habilidades específicas con las que sólo uno cuenta.
• La contratación y el despido de empleados.
• El manejo de situaciones complejas con clientes.