Antes de comenzar, refresquemos el concepto de genba
que ya tratamos con anterioridad. El genba (現場) es el sitio de trabajo, el lugar en donde suceden las
cosas. Su traducción literal es precisamente «el lugar de los hechos» o hasta «la
escena del crimen». Es fundamental que conozcamos el lugar preciso en el que
ocurren las cosas y su contexto: en qué condiciones, bajo qué consideraciones. Vimos
también el concepto de genba walk (o gemba walk, en una mala
adaptación al alfabeto latino), que consistía en caminar alrededor de la planta
para comprender en persona lo que sucedía, o genchi genbutsu que consistía
en quedarnos parados un tiempo suficiente observando un problema en el propio lugar
de ocurrencia. Esta observación in situ nos brinda información concreta,
libre de la carga de subjetividad que nos aportaría el basarnos solo en «lo que
nos cuentan».
Dentro del genba, podemos definir cinco aspectos que deben gestionarse de manera adecuada. Cada uno de ellos comienza con la letra M, por lo que se los conoce como las 5M. Las 5M identificadas dentro del Sistema de Producción Toyota (TPS) son:
- Mano de Obra (Man, en inglés)
- Máquinas (Machines)
- Materiales (Material)
- Métodos (Methods)
- Mediciones (Metrics)
Existen otras versiones de este listado, orientadas
a distintas aplicaciones. Por ejemplo, podemos encontrar al ítem Metrics (mediciones) reemplazado
por Money (dinero), contemplando
aspectos financieros. No debe confundirse tampoco con el modelo 5M de la
Universidad Cornell utilizado para encontrar la misión de una organización mediante
la intersección de algunos parámetros que comienzan con M. Tiene cierta similitud,
pero otro objetivo.
Volviendo a lo que nos compete, describiremos
brevemente de qué trata cada uno de los aspectos mencionados. La idea de 5M es
que sea utilizada como una herramienta de gestión visual, que nos
permita obtener información concreta y sencilla de interpretar dentro del genba.
Esto nos ayuda a tomar decisiones rápidas y adecuadas.
Para evaluar a la mano de obra se tienen
en cuenta factores tales como la motivación del personal y su nivel de
compromiso. Esto puede medirse mediante su grado de participación en círculos de calidad, o en el número de sugerencias presentadas en un período
de tiempo. El ausentismo también es un indicador de cómo se encuentra el
personal. Otra forma de dar seguimiento al personal es mediante una comparativa
entre la formación que debe tener y la que posee, o entre objetivos individuales
y su progreso real.
Otra fuente de potenciales problemas son las máquinas.
A pesar de que (cada vez más) su presencia en los procesos es fundamental, si
no se les da el mantenimiento adecuado, pueden traernos grandes problemas. Es
importante que conozcamos al detalle el funcionamiento de cada máquina de la
planta. En caso de falla, poder determinar qué ocurrió y actuar en
consecuencia. Aunque, como es de suponer, la prevención es lo primordial. Apuntar
siempre al mantenimiento preventivo y predictivo, antes de tener que corregir
problemas ya consumados, es la clave. Y aplicar técnicas que reduzcan la probabilidad
de errores, como jidoka o poka-yoke, ayuda
notablemente. Toda la información relativa al estado del mantenimiento y las
posibles soluciones en caso de fallas, deben estar visibles y accesibles al
personal.
Por otro lado, tenemos a los materiales. Es
importante que les demos seguimiento, que tengamos control sobre las
existencias, tanto por escasez como por exceso. Un control adecuado a través de
kanban puede ayudarnos a establecer valores mínimos para que el
proceso fluya sin interrupciones ni excedentes. Podemos, por ejemplo, utilizar herramientas
de control visual como tarjetas o luces en caso de falta o exceso de
materiales.
Otro factor de desempeño que debemos tener en
cuenta son los métodos. Para asegurarnos de que las cosas se realicen de
la manera prevista, debemos estandarizar los trabajos. Mediante documentos visibles
y sencillos de interpretar en cada puesto, cada empleado podrá conocer cómo es
el proceso, su secuencia. También podrá tener a mano información acerca de los
puntos de control y de lo que debe hacer si existe un desvío con respecto a lo
previsto.
Toda herramienta de gestión visual nos permite
contar con la información relevante de manera objetiva y clara, de algún modo que
sea fácil de visualizar por las personas que deban tomar decisiones acordes. No
debemos complicarnos. En muchos casos son ideas sencillas y básicas pero sumamente
útiles.
