¿Qué son los Objetivos SMART?

SMART es un acrónimo que nos ayuda a recordar las características que debe tener un objetivo, funcionando como un juego de palabras con la palabra inglesa smart que significa 'inteligente'. Esta asociación actúa también como regla mnemotécnica.

Apareció por primera vez a principios de la década de 1980, en una publicación del investigador estadounidense George T. Doran  a la que llamó "There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives". Algo así como "Hay una manera inteligente de definir objetivos de gestión", en donde 'inteligente' es reemplazado por el S.M.A.R.T. original, cuyas iniciales significan:

S = Specific (Específico)

M = Measurable (Medible)

A = Achievable (Alcanzable)

R = Realistic (Realista). También aparece como Relevant (Relevante)

T = Timely ("A tiempo" o "En tiempo"). Puede aparecer como Time Bound (Acotado en el Tiempo)

El autor propone esta manera sencilla de recordar qué debe tener cualquier objetivo para estar correctamente definido. Si bien el planteo originalmente se hizo para objetivos de gestión, esto aplica para cualquier ámbito. 

Specific (Específico)

Los objetivos deben estar definidos con claridad, de manera objetiva. Deben ser concisos y estar libres de ambigüedades que den lugar a distintas interpretaciones. Qué quiero y cómo voy a lograrlo. 

Measurable (Medible)

Todo objetivo debe ser cuantificable y medible. No sirve solo pretender "aumentar", "mejorar" o "reducir", sin aclarar cuánto. Aquí se utilizan generalmente indicadores o KPI que nos permiten conocer los valores iniciales, ver toda la evolución y conocer los resultados finales. 

Achievable (Alcanzable)

De nada sirve plantear objetivos que sean imposibles o altamente difíciles de lograr. Debemos buscar el equilibrio entre buscar una mejora y no ser demasiado ambiciosos. Tenemos que poner los pies en la tierra y establecer objetivos que sean realizables.

Realistic / Relevant (Realista / Relevante)

El objetivo a plantear debe ser relevante. Tiene que ser lo suficientemente estratégico y representativo. Si vamos a realizar un esfuerzo, debe valer la pena. También debemos asegurarnos de contar con todos los recursos necesarios para su consecución. 

Timely / Time Bound (Acotado en el Tiempo)

Debemos establecer un límite de tiempo para el cumplimiento del objetivo. No podemos dejar indefinido este punto. Tenemos que tener claro el plazo con el que contamos para alcanzarlo.

 

Ejemplos

Veamos dos ejemplos en paralelo, uno de gestión y otro de la vida cotidiana, para entender mejor cómo funciona.

Ejemplo 1 (gestión): Supongamos que deseamos ganar más dinero con nuestros productos.

S = Primero debemos ver cómo lo vamos a definir. Podríamos plantear que deseamos "aumentar la facturación". También podría ser "reducir los costos", o "aumentar nuestra cartera de clientes". Tomemos por ejemplo "aumentar la facturación". 

M, A, R = ¿Cuánto vamos a aumentar la facturación? Aquí conviene establecer un valor porcentual, que además sea alcanzable. Supongamos que 10% es un valor alcanzable y motivador. Ya nuestro objetivo está más claro "aumentar la facturación un 10%".

T = ¿En cuánto tiempo lo debemos lograr? Por ejemplo, el próximo semestre. Es decir, que tomaremos como referencia el semestre actual o el equivalente del año anterior, como base de comparación. Tomemos este último como base.

El objetivo queda definido como "Aumentar la facturación de la empresa en un 10% para el próximo semestre con respecto al mismo semestre del año anterior". Es decir, que si se facturaron $ 2.500.000 en el 1er semestre de 2019, para el 1er semestre de 2020 pretendemos facturar un 10% más = $ 2.750.000.

Ejemplo 2 (personal): Ahora vamos a aplicarlo en nuestra vida personal. Queremos mejorar nuestro estado físico, nuestra salud.

S = ¿Sobre qué aspecto trabajaremos? Podríamos "hacer más ejercicio físico". También podría ser "mejorar nuestra alimentación". Si elegimos el primer punto, nuestro objetivo (incompleto) sería "definir una rutina de ejercicios físicos". 

M, A, R,  ¿Qué actividad haremos?. ¿Con qué frecuencia? Saldremos a correr, 4 días a la semana. Si no estamos haciendo nada de actividad física, está claro que será un proceso gradual. No saldremos desde el primer día a correr 20 km. Eso lo haría inalcanzable (incumpliendo con la "A").

T = Quizás comencemos caminando las primeras semanas. Todo esto es parte de definir el objetivo. Un objetivo completo debería establecer a dónde queremos llegar en un tiempo prudente. Mientras tanto, podemos ir preparando todo lo necesario para que estén dadas las condiciones (saliendo a caminar, comprando ropa adecuada, definiendo el recorrido, etc.). 

Una vez que esté todo en condiciones, podríamos definir nuestro objetivo como "Salir a correr 10km por día, 4 días a la semana". Es específico, es medible (en km), es alcanzable (dependiendo de la persona, pero supongamos que sí), es relevante para nosotros y está bien definido en el tiempo.

En resumen, todo objetivo debe cumplir con las 5 características mencionadas para estar correctamente definido, impidiendo dobles interpretaciones.

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QC Story: una aplicación del Ciclo de Deming para la Resolución de Problemas

Tomando como base al Ciclo de Mejora de Deming (PDCA / PHVA), aparece QC Story como una interesante alternativa para la resolución de problemas mediante la eliminación de la causa raíz. Su nombre proviene del desarrollo del problema y su solución, que se realiza como si fuese una narración (de ahí el concepto de story). QC son las siglas de Quality Control (Control de la Calidad). Es habitual encontrarla también como Ruta de la Calidad en textos en español. Al igual que con PDCA, se deben seguir etapas bien definidas de manera sistemática. En general, QC Story suele desarrollarse en 8 etapas:

• Etapa 1 (Definición del Problema): ¿Cuál es el problema? ¿Qué debemos mejorar? Aquí debemos identificar claramente el problema, y conocer todo lo posible acerca de su contexto.
• Etapa 2 (Observación): En esta etapa se deben identificar las características del problema, sus detalles. Se deberá cuantificar su impacto, y cómo esto afecta a la política y objetivos de la organización. A partir de esta información se deberán establecer metas numéricas y se definirá un programa de trabajo acorde.
• Etapa 3 (Análisis del Problema): En este paso, se debe realizar el análisis de las posibles causas del problema. A través de cualquier método de identificación y ponderación de causas raíz, se deben determinar las causas principales y la incidencia cuantitativa que éstas tienen sobre el problema en cuestión.
• Etapa 4 (Búsqueda de Soluciones y Plan de Acción): Aquí se deben proponer las posibles soluciones. Una vez identificadas las soluciones con mayor aceptación del equipo de trabajo, se deberá diseñar un plan de acción para su implementación. Debe quedar claro quiénes serán los responsables de su ejecución. Como en toda acción de mejora, se deberá contar con el compromiso de todos los integrantes y del liderazgo de quien lleve adelante al grupo.

Estas primeras 4 etapas son análogas a la primera fase del Ciclo PDCA, la de Planificación (Plan).

Luego, pasamos a la acción. La quinta etapa de QC Story se corresponde con la segunda fase de PDCA, Hacer (Do):

• Etapa 5 (Implementación): En esta etapa se pondrá en funcionamiento el plan de acción determinado en la etapa anterior. Es una fase de experimentación también, en donde se pueden probar algunas variantes y se van puliendo las soluciones hasta dar con la mejor versión de ellas. En el mejor de los casos, se irán eliminando causas.

La fase de Verificación (Check) de PDCA, aparece en QC Story como la sexta etapa:

• Etapa 6 (Confirmación del efecto de las acciones): En esta etapa se evalúa de manera cuantitativa cuán efectivas fueron las acciones implementadas para la eliminación o reducción de las causas. También se deberán identificar posibles efectos secundarios de su aplicación. De este análisis obtendremos un listado de las mejores soluciones al problema.

Por último, teniendo las soluciones adecuadas, buscamos estandarizarlas para su aplicación permanente y sistemática. En analogía a la fase de Actuar (Act) de PDCA, tendremos las últimas dos etapas de QC Story:

• Etapa 7 (Estandarización): A partir de los resultados obtenidos, debemos definir las acciones permanentes que eviten la recurrencia de los problemas. Se establecerán nuevos estándares y se revisarán procesos y procedimientos. También se podrán identificar casos similares en donde puedan aplicarse los conceptos aprendidos. Se busca que la organización desarrollo el hábito de la mejora en la resolución de problemas y la innovación.
• Etapa 8 (Conclusión): A modo de cierre, se deberá analizar el resultado de la aplicación de la metodología, a través de comparativas entre lo previsto y lo obtenido. Esto puede realizarse mediante indicadores operativos, económicos, o los que resulten más representativos de la efectividad y eficiencia del proceso de análisis y resolución del problema.

QC Story es un proceso sistemático, al igual que PDCA, por el cual se rige. Pero resulta más propicio a la hora de innovar, siendo más flexible al método de prueba y error mientras se ensayan posibles soluciones. Como otras técnicas de mejora continua, es coherente con la filosofía kaizen.

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Genba Kanri y Nissan Production Way

Más allá de Toyota y su Sistema de Producción (TPS), existen otras alternativas desarrolladas por diferentes organizaciones para la mejora de sus procesos de manufactura. Las automotrices siempre llevaron la delantera en esto. La Nissan Motor Company (también japonesa) no podía ser menos y desarrolló en 1994 su propio sistema de producción: el Nissan Production Way (NPW), que también fue incorporado por algunas plantas de Renault con buenos resultados. 

NPW sienta sus bases en una marcada sincronización con el cliente y sus necesidades, la eliminación de los desperdicios, y reducción de costos y de tiempos. A esta filosofía de sincronización y calidad en la producción se la conoce como douki seisan. Cuando se produce un requerimiento por parte del cliente, el sistema automáticamente sincroniza a todos los eslabones de la cadena de suministro: concesionarias, distribuidores y fábricas, convirtiéndolo en un proceso fluido y eficiente. Funciona, básicamente, como un Sistema Just in Time.

Como en todo sistema de producción innovador, en NPW se busca la estandarización y la mejora continua de los procesos con dos pilares: la calidad de los procesos y productos y la estricta eliminación de lo innecesario. Los problemas y las oportunidades de mejora se resuelven a través de genba kanri, directamente en el suelo de fábrica. No solo se mejoran los procesos a través de observación directa en su lugar de ocurrencia, sino que se busca mejorar las habilidades del personal involucrado. También se vela por su seguridad, y por el cuidado del ambiente. 

En cuanto a lo netamente productivo, el sistema NPW busca la minimización de los defectos, con ideal cero. Los defectos que no puedan evitarse, no podrán avanzar a la siguiente etapa de producción, impidiendo que un producto final defectuoso salga a la calle. Se utiliza el Control Estadístico de la Calidad (SQC) para el estudio de la variabilidad en la calidad.

La regla de acción para NPW es ikkan-gen-tetsu. Veamos qué significa cada componente:

ikkan = terminar el trabajo en una sola ejecución, sin trabas y sin retrabajo

gen = corregir en el origen (en el genba), no después

tetsu = tomar acciones de manera permanente

La administración en NPW funciona mediante hoshin kanri, que vimos en otra oportunidad, a través de objetivos estratégicos.

En resumen, NPW proporciona un sistema de producción que hace foco en la calidad y la mejora, optimizando los recursos y eliminando los desperdicios, en el que solo se produce lo necesario, en el momento necesario. Algo similar a lo que ya venimos viendo con TPS y Lean.

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¿Qué son los Círculos de Calidad?

A principios de los años '60 del siglo pasado, Kaoru Ishikawa definió al Control de la Calidad (QC) como la actividad destinada a "comprobar si el trabajo se está haciendo de acuerdo con las políticas, las órdenes, los planes y las normas y, si no, adoptar la acción para corregir cualquier desviación y evitar su reaparición, y luego seguir con el plan". Esto representaba un cambio de paradigma sobre lo que se conocía hasta el momento como "control", en donde la mayor parte de las personas de la organización sólo acataban órdenes y poco sabían sobre la importancia de su función y cómo se interrelacionaba con el resto de los procesos. Los canales de comunicación no estaban bien definidos, y existían muchas veces contradicciones entre órdenes por el mismo desconocimiento. Sólo directivos y mandos medios conocían los procesos, mientras que los operarios se limitaban a su tarea. Ishikawa planteó que esta nueva definición de QC estaba íntimamente relacionada con la mejora. No había mejora sin QC. Al aplicar los conceptos del QC, la mejora aparecería de manera natural. Existían, además, dos tipos de mejora. Por un lado, la mejora del entorno inmediato. Es decir, cualquier mejora sobre nuestro proceso o espacio de trabajo, de manera aislada. Por el otro, las mejoras a escala total. Estas últimas, implicaban una mejora para la organización de manera global, y estaba basada en las prioridades de esta. 

En el caso de la mejora del entorno inmediato, se definieron los Círculos de Calidad. Un Círculo de Calidad (CC) no es más que un grupo de trabajo formado por personas de un mismo área, bajo supervisión común, que se reúne con una periodicidad predefinida para tratar algún tema relacionado a una mejora o a resolución de problemas. Esta actividad es voluntaria, y debe contar con algún líder o facilitador que promueva la realización de las reuniones, así como la participación activa de todos los integrantes. Este facilitador deberá, a su vez, tener llegada a la Dirección. Esto garantiza que, de surgir alguna necesidad, se contará con los recursos necesarios para la mejora o la resolución del problema.

¿Por dónde comenzamos?

Como toda iniciativa pro mejora, debemos empezar por convencer a la Dirección. Sin su apoyo o comprensión, difícil será que funcione. Debemos ser claros a la hora de mostrar la sencillez de la implementación y las ventajas que puede traer aparejadas.

Luego, cada área deberá encargarse de convocar a quienes les interese. ¡Recordemos que es voluntario!. La participación debe ser desinteresada (más allá del interés por mejorar, claro) y espontánea.

Una vez definidos los CC por área, cada uno de ellos deberá establecer su forma de trabajar. Se tendrá que definir una metodología de trabajo, así como la frecuencia de reunión y la duración de las mismas. Es muy importante este punto, para que la técnica sea efectiva. Todo esto depende mucho del tipo de organización o la actividad del área. Un formato típico, por ejemplo, es realizar una reunión semanal de una hora de duración y tratar un único tema. Si existen muchos problemas a resolver, se deberá establecer alguna manera de priorizarlos. El prioritario es el único que será tratado en esa reunión, lo que permitirá tener mayor foco y ser más efectivos. Es importante evitar distracciones sobre otros temas, que el que está siendo tocado. Esta duración preestablecida nos da una cota, para no extendernos más allá de lo necesario. Si vemos que, sistemáticamente, el tiempo no es suficiente, lo extendemos en las próximas reuniones. O viceversa.  Una vez que comiencen a funcionar, parte del tiempo seguramente se irá analizando resultados de acciones previas y otra parte en el tratamiento de nuevos temas. Esto debería sistemátizarse también, definiendo tiempos disponible para cada actividad.

Para el análisis y resolución de problemas, podemos utilizar cualquiera de las técnicas que ya venimos viendo en otras publicaciones (Diagramas de Ishikawa, 5 ¿por qué?, Diagrama de Pareto, 7 pasos de Toyota, etc). Habitualmente, cuando son creados los CC se tratarán temas más sencillos. Con el tiempo, y la formación adecuada, se adquirirá una madurez tal que permitirá resolver situaciones más complejas.

No existe un tamaño definido para los CC. Habría que buscar un equilibrio. Entre 4 y 6 personas suele ser suficiente. 

La importancia de la formación

Al tratarse de un grupo heterogéneo, es probable que los niveles de formación sean muy diferentes. Para esto, deberá definirse una formación mínima para todos los integrantes. Es importante que el facilitador detecte estas diferencias y trabaje sobre ellas. Podemos comenzar con capacitaciones básicas sobre el uso de las herramientas de mejora. Luego, una vez que aumente el nivel general, podemos trabajar sobre cuestiones más complejas y específicas. El líder del círculo tendrá que realizar un seguimiento permanente de la formación de su CC, y corregir cualquier desvío.

Qué sí y qué no tratar en un CC

En las reuniones de los CC se deberán abordar temas netamente operativos. Por ejemplo, podemos trabajar sobre aspectos tales como costos, plazos, procesos que no agregan valor,  calidad de producto o procesos, seguridad o salud del trabajador, por mencionar algunos. 

Los CC no son el medio para tratar temas de índole personal, condiciones laborales, sindicales, así como quejas sobre compañeros, superiores o subordinados.

Apoyo externo y madurez de los CC

En un principio, es conveniente que exista alguien que supervise el funcionamiento de los CC de la organización. Generalmente, esto es realizado por algún responsable de gestión de la calidad. Si bien los CC poseen cierta autonomía, en un principio suele ser necesario que externamente sean controlados, para evitar desvíos o irregularidades. Cuando estos alcancen la madurez suficiente, es posible que se independicen y trabajen de manera autónoma.

Como toda técnica de origen japonesa, ha tenido aplicación dispar en occidente. Es extraño, ya que el concepto es muy sencillo de aplicar, útil e intuitivo. Con más de 50 años, se sigue aplicando, sin grandes cambios.

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Calidad en Empresas Familiares

En esta oportunidad, vamos a entrar en un ámbito algo complejo. Sin ánimo de generalizar, podemos adelantar que la implementación de una iniciativa de mejora en una empresa familiar puede convertirse en un interesante desafío para quien esté a cargo del proyecto. Las empresas dirigidas por personas que posean familiares en igual jerarquía o cargos medios suele tener ingredientes adicionales a los de cualquier empresa convencional. Trataremos de ver cuáles son estos aspectos que la diferencian, y daremos algunas pautas para trabajar sobre ellos.

Para que entendamos la magnitud del problema, se calcula que el 80% de las empresas del mundo son familiares. ¿Increíble no? Tenemos casos como México en donde esto asciende al 90% (Fuente: Banamex), con cifras similares en España (89% estimado en 2018 por el Instituto de Empresas Familiares) y bajando en países como Argentina, en donde excede por muy poco a la media mundial (Fuente: CAME - Confederación Argentina de la Mediana Empresa‎). Estamos, por lo tanto, ante algo más masivo de lo que uno puede suponer. 

Pero, ¿qué características distinguen a una empresa familiar de una que no lo es?

En primer lugar, la empresa familiar está formada por muchos vínculos que no son estrictamente laborales. Eso hace que se pierda muchas veces la objetividad en la toma  de decisiones. Esto incluye la aptitud de algunas personas para ocupar ciertos cargos, seamos sinceros. La competencia es un aspecto fundamental para el éxito de una empresa, y cada uno debería estar en el lugar que corresponde. No de manera peyorativa, sino que deberíamos poder garantizar que cada integrante tiene la formación adecuada para cumplir con su puesto. Ni más, ni menos. En las empresas familiares, se suelen ver "hijos, hermanos o primos de..." en cargos que no ocuparían en otro tipo de organizaciones. Por otro lado, los canales de comunicación suelen ser más informales, ya que se mezclan con las formas personales. El ausentismo suele ser mayor, existe mayor flexibilidad. Un superior suele volverse más permisivo con un pariente (si la relación es buena, claro, ¡sino todo lo contrario!). La única forma de resolverlo es abstrayéndonos de la realidad, y viendo si esa persona fuera ajena a la empresa, ¿la contrataría para ese puesto?. Tampoco los niveles jerárquicos deberían seguir a los niveles familiares. Quizás un hijo tenga perfil para ser Gerente General y un padre estar en un rango medio. Es completamente relativo. 

Otro punto importante es que las empresas familiares suelen ser más 'desprolijas' (digámoslo así) con relación a sus inversiones, tienen menor capacidad financiera. Existen numerosas excepciones, pero hablemos de lo habitual. Suele salir más dinero del que debería, muchas veces de manera descontrolada.

En las empresas familiares, los cargos directivos suelen ser vitalicios, y la sucesión suele darse siempre dentro de lo familiar. Esta herencia no necesariamente sigue una lógica real, basada en competencias, sino una lógica genealógica. Seguramente conozcan muchos casos en donde el cambio generacional, sin otro criterio más que el de sangre, hizo desaparecer una empresa. Se estima que entre el 10 y el 12% de las empresas no sobreviven a un cambio generacional. Por muchas razones. O porque la o las personas no poseen la competencia necesaria,  o porque simplemente no les interesa. Aunque suene duro. El ímpetu inicial de fundación de una empresa, corresponde precisamente al fundador, a sus sueños. En algunos casos, esto se transmite y en otros no. Esta permanencia en puestos directivos durante años suele atentar también contra la innovación. Si la persona no cuenta con la mente abierta, o apoyo externo influyente, la empresa puede morir de anacronismo.

¿Y la Calidad, qué papel juega? ¿Es posible?

Imaginemos cómo puede afectarnos el 'combo' de las características anteriores si pretendemos implementar un Sistema de Gestión de Calidad o alguna metodología de mejora. Si estamos ante una empresa familiar con estos síntomas crónicos, la respuesta no es muy alentadora. Dejando el pesimismo de lado, veamos algunas sugerencias que pueden funcionar:

• Los puestos relacionados a tareas de gestión o control (calidad, finanzas, recursos humanos) deberían ser cubiertos por personas ajenas a la familia. Esto mejorará la objetividad en la toma de decisiones relacionadas a temas financieros y personal. Calidad, como área, deberá encargarse de los procesos.
• Por otro lado, es bueno siempre contar con ayuda externa. Consultores o asesores externos nos pueden dar una visión más integral y objetiva. 
• Una posible manera de asegurar la supervivencia a través de las generaciones, es apostando a la innovación. Es importante que la empresa no se encasille en un tipo de productos o servicios eternamente, sino que esté abierta a hacerle frente a los cambios del mercado. Si durante 30 años el fundador de la empresa se dedicó a la publicidad mediante letreros o impresión de folletos en papel, ya desde hace mucho tiempo debería haber incursionado en la publicidad web, por ejemplo. Esto puede hacer que las generaciones posteriores tengan mayor motivación y quieran darle continuidad al negocio, ya que su producto es más acorde a lo que demanda hoy el mercado. No siempre funciona, pero puede ayudar.
• El paso previo antes de avanzar demasiado, es definir bien los procesos y los puestos. Utilizar el mismo criterio para incorporación de personal nuevo o ascensos de miembros de la familia o externos. Quienes pertenecen a la familia deben participar por igual de los procesos de formación, de las evaluaciones y de las auditorías. Los equipos de trabajo deben incluir miembros de la familia y no miembros, de manera intercalada, buscando el consenso por sobre todas las cosas.
• La contabilidad de la empresa debe ser realizada, interna o externamente, pero un no miembro de la familia. Si existen egresos de dinero que no estén relacionados con la actividad, debe quedar registrado. Un mayor control sobre este tipo de egresos, o sobre los gastos, nos permitirá saber dónde estamos parados y cómo puede estar afectándonos a la rentabilidad.

Existen muchas situaciones particulares que se presentan en este tipo de organizaciones. Si quieres compartir alguna experiencia o proponer alguna idea, puedes utilizar los comentarios. 

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Implementando 5S en tu Organización - Sexta Parte: Recomendaciones Finales y 9S

En esta última publicación de la serie daremos recomendaciones finales, y compartiremos algunas experiencias para que tengan como referencia al momento de realizar la implementación. Luego, hablaremos sobre la versión ampliada conocida como 9S, con una breve descripción sobre cada una de estas 4 etapas de apoyo a la metodología original. 

Recomendaciones y Comentarios sobre 5S en algunas aplicaciones

Compartiremos algunas experiencias, en distintos tipos de organizaciones, a través de recomendaciones.

Los enemigos de las 5S

Ya lo hemos mencionado, pero existen dos grandes 'enemigos' de la implementación de 5S (y de la mayoría de las iniciativas de mejora conocidas). Por un lado deberemos enfrentarnos, en mayor o menor medida, a una resistencia al cambio. Esta puede aparecer en cualquier etapa. Depende de muchísimos factores, entre los que podemos destacar:

• la cultura de la organización.
• la idiosincrasia del país o región en donde se quiera aplicar.
• la personalidad y las creencias de los integrantes de la organización. Aquí hablamos de creencias personales, no religiosas. De paradigmas, de las diferentes maneras que tienen las personas de ver una misma realidad.
• el liderazgo de quien lleva adelante el proyecto, y de la Dirección (por supuesto).
• la formación impartida.

Por el otro, es fundamental mantener la motivación en todo el equipo. Esto es más difícil de medir y de sostener. En una primera etapa, los resultados son claros y notorios. Luego se vuelven más imperceptibles. El resultado de nuestras acciones de mejora o de mantenimiento del sistema no se ven a simple vista o en el corto plazo, lo que lleva a que el ímpetu inicial con el que hacíamos las cosas se vaya apagando. S1, S2 y S3 suelen funcionar relativamente bien en un principio, pero con el tiempo nos parecerá que no hay nada por mejorar. Y en la realidad, esto no es así. Sólo que la vara es más alta, y la técnica se vuelve más puntillosa y estricta. Sino, ¡no habría mejora continua!.

No complicarse más de lo necesario

Volvamos al punto de partida por un momento. Si aplicamos 5S es porque queremos ser más productivos. La implementación de 5S debe lograr eso, no convertirse en un obstáculo. Muchas ideas planteadas aquí y en otros sitios, nos hablan de técnicas o casos de éxito o fracaso que no necesariamente apliquen o tengan el mismo resultado en nuestra organización. Moraleja: utilicen los conceptos básicos, los lineamientos de la técnica, pero adáptenlos a su realidad. No se compliquen. Nadie puede obligarlos a seguir una receta determinada, porque quizás funcionó en alguna empresa, o en algún otro momento. Esto puede no andar en nuestro caso. El nivel de detalle con el que desean aplicar 5S, la severidad del control y los objetivos, los deben plantear ustedes. Sean versátiles, agreguen lo que consideren necesario y desháganse de lo que no. Siempre hay oportunidad de replantear las cosas, de innovar.

5S: el mejor ejercicio para la excelencia

Como ya dijimos anteriormente, 5S es (sin duda) la puerta de entrada a algo más grande. No podemos pensar en algo más complejo si 5S no nos funciona. Hoy el mundo habla de Lean, de Six Sigma, de World Class Manufacturing, de ISO 9001.  ¿Cómo piensan que nos irá si no hay orden y limpieza, si no hay estandarización, compromiso o disciplina? 

En la diversidad está la riqueza

Está claro que podemos aplicar 5S a cualquier ámbito que se nos ocurra, incluyendo nuestra vida personal. También existen tantas realidades como organizaciones diferentes hayan. No es lo mismo aplicar 5S en una empresa de servicios, en un organismo público, en un hospital o en la industria manufacturera. Cuando hablamos de S2, principalmente, dimos algunos tips para aplicar orden en talleres u oficinas. Quizás no sea lo que ustedes precisan exactamente, pero la idea era hacerles ver que con creatividad y pocos recursos podemos resolver la mayor parte de las cuestiones. Pueden trasladar ideas como la del shadowboard de herramientas de un taller para otras necesidades (limpieza, elementos de un restaurant, de una escuela, de una oficina, un hotel, un vehículo, de lo que sea). Los elementos de control visual que parecen más triviales y básicos, son los que mejor funcionan. ¡Háganlos a medida!. No olviden la esencia del poka-yoke a la hora de ordenar y definir la disposición de las cosas.

Romper las barreras entre áreas

Una de las características más maravillosas de 5S es que borra los límites entre áreas, y las jerarquías quedan en un segundo plano. Todos, por igual, deben hacer lo mismo con la misma exigencia y compromiso. Poco importa, también, si hablamos de una empresa unipersonal, una Pyme, una mega-corporación o una empresa familiar. Aunque este último caso sí que merece una publicación aparte... ya que tiene algunos ingredientes a analizar que escapan al objetivo de esta serie de publicaciones.  

9S: ¿Una versión mejorada?

Hasta ahora hemos hablado de la técnica original de las 5S, que ya lleva unas décadas dando vueltas. En los últimos años, viene creciendo la tendencia de otra técnica que se supone superadora, agregando características de estandarización y coordinación adicionales. Esto fortalece los hábitos ya desarrollados y afianza los vínculos interpersonales. 9S es en realidad 5S con 4 'S' más de apoyo. Con 5S funcionando adecuadamente, podemos apuntar a la excelencia a través del agregado de estas características. Son algo más abstractas que las ya vistas, por lo que son más complejas de llevar a la práctica y de medir.

Describiremos brevemente qué aporta cada una de ellas, y daremos una opinión global.

¿Cuáles son las 9S?

Vamos a seguir con la codificación anterior, por lo que las llamaremos:

S6: Shikari

S7: Shitsukoku

S8: Seishoo

S9: Seido

Veamos brevemente de qué se ocupa cada una de ellas. 

(S6) - Shikari: Constancia

Siguiendo un poco con la línea de S5, shikari busca desarrollar la constancia individual de cada integrante de la organización, así como una actitud positiva ante sus tareas. Ya hablamos de hábitos anteriormente. S6 es el perfeccionamiento de esos hábitos. Tener en cuenta que estamos hablando sólo de constancia, del cumplimiento sistemático de las tareas bajo los lineamientos ya mencionados. Hay una característica más personal e interna que tiene que ver con el nivel real de compromiso del individuo. Para esto, tenemos a S7.

(S7) - Shitsukoku: Compromiso

Shitsukoku es, literalmente, perseverancia. Es la real convicción del individuo de que lo que hace tiene un sentido concreto. No sólo lo hace, sino que lo cree útil y necesario. Está sinceramente convencido. Estamos hablando de niveles superiores en donde la ética y la moral juegan un papel crucial.

(S8) - Seishoo: Coordinación

S6 y S7 cubren aspectos del desarrollo de las personas como individuos aislados. S8 y S9, por el contrario, buscan que el equipo de trabajo completo funcione de manera armónica. Seishoo hace foco en el desarrollo de métodos de trabajo que aprovechen las capacidades individuales y las combinen, obteniendo un grupo de trabajo que funcione sinérgicamente. El logro grupal es superior a la suma de los esfuerzos individuales. Para que esto funcione, estos esfuerzos deben estar sincronizados. Que todo fluya y que el esfuerzo de uno no anule el de otro. 

(S9) - Seido: Estandarización

Se suele utilizar aquí la analogía con una orquesta, en donde cada músico aporta cierta tarea, pero para que la orquesta (organización) funcione bien como un todo, debe haber una coordinación lógica. Los métodos de trabajo funcionarán entonces como la 'partitura'. Al igual que S4 se busca la estandarización. Todo debe estar normalizado y predefinido. Incluso esta coordinación entre partes.

¿Qué hay de 6S?

Otra versión que se suele ver como superadora de 5S es la de la técnica de las 6S, que nada tiene que ver con las 9S. Aquí la sexta 'S' agrega aspectos de seguridad. Se la conoce como Anzen (安全, 'seguridad'). Esta claro que no incluye ninguna 'S' (sólo encaja en otros idiomas, incluidos el inglés y el español). Aquí se agregan a las 5S originales métodos que contemplen con mayor profundidad temas relacionados a la seguridad, a través de la prevención de accidentes.

Conclusiones Finales

5S, y sus variantes, son una poderosa herramienta cuyos resultados son realmente determinantes para las organizaciones que las apliquen correcta y sistemáticamente. Hay tanta diversidad en campos de aplicación y tipos de organización, que no terminaríamos nunca de conocer su potencial. Hemos tratado de dar una orientación a través de esta serie de artículos. Pero el trabajo, a partir de ahora, es de ustedes. Sería muy enriquecedor que nos comenten qué experiencias han tenido en su aplicación. En lo posible, aclarando país y tipo de organización. ¡Los leemos!

En una próxima publicación, veremos un modelo, de tantos que se pueden diseñar, para la realización de auditorías 5S.

• Implementando 5S en tu Organización - Primera Parte: Seiri
• Implementando 5S en tu Organización - Segunda Parte: Seiton
• Implementando 5S en tu Organización - Tercera Parte: Seisō
• Implementando 5S en tu Organización - Cuarta Parte: Seiketsu
• Implementando 5S en tu Organización - Quinta Parte: Shitsuke
• El Método de las '5S', una sencilla y excelente manera de comenzar a trabajar en la mejora continua
• La importancia del control visual: todo lo necesario en un único lugar
• Kaizen como filosofía de trabajo y de vida
• Psicología y Calidad (Parte I)
• La Cultura y el Fracaso de la Calidad