domingo, 31 de marzo de 2019

Implementando 5S en tu Organización - Sexta Parte: Recomendaciones Finales y 9S



En esta última publicación de la serie daremos recomendaciones finales, y compartiremos algunas experiencias para que tengan como referencia al momento de realizar la implementación. Luego, hablaremos sobre la versión ampliada conocida como 9S, con una breve descripción sobre cada una de estas 4 etapas de apoyo a la metodología original

Recomendaciones y Comentarios sobre 5S en algunas aplicaciones

Compartiremos algunas experiencias, en distintos tipos de organizaciones, a través de recomendaciones.

Los enemigos de las 5S


Ya lo hemos mencionado, pero existen dos grandes 'enemigos' de la implementación de 5S (y de la mayoría de las iniciativas de mejora conocidas). Por un lado deberemos enfrentarnos, en mayor o menor medida, a una resistencia al cambio. Esta puede aparecer en cualquier etapa. Depende de muchísimos factores, entre los que podemos destacar:
  • la cultura de la organización.
  • la idiosincrasia del país o región en donde se quiera aplicar.
  • la personalidad y las creencias de los integrantes de la organización. Aquí hablamos de creencias personales, no religiosas. De paradigmas, de las diferentes maneras que tienen las personas de ver una misma realidad.
  • el liderazgo de quien lleva adelante el proyecto, y de la Dirección (por supuesto).
  • la formación impartida.

Por el otro, es fundamental mantener la motivación en todo el equipo. Esto es más difícil de medir y de sostener. En una primera etapa, los resultados son claros y notorios. Luego se vuelven más imperceptibles. El resultado de nuestras acciones de mejora o de mantenimiento del sistema no se ven a simple vista o en el corto plazo, lo que lleva a que el ímpetu inicial con el que hacíamos las cosas se vaya apagando. S1, S2 y S3 suelen funcionar relativamente bien en un principio, pero con el tiempo nos parecerá que no hay nada por mejorar. Y en la realidad, esto no es así. Sólo que la vara es más alta, y la técnica se vuelve más puntillosa y estricta. Sino, ¡no habría mejora continua!.


No complicarse más de lo necesario


Volvamos al punto de partida por un momento. Si aplicamos 5S es porque queremos ser más productivos. La implementación de 5S debe lograr eso, no convertirse en un obstáculo. Muchas ideas planteadas aquí y en otros sitios, nos hablan de técnicas o casos de éxito o fracaso que no necesariamente apliquen o tengan el mismo resultado en nuestra organización. Moraleja: utilicen los conceptos básicos, los lineamientos de la técnica, pero adáptenlos a su realidad. No se compliquen. Nadie puede obligarlos a seguir una receta determinada, porque quizás funcionó en alguna empresa, o en algún otro momento. Esto puede no andar en nuestro caso. El nivel de detalle con el que desean aplicar 5S, la severidad del control y los objetivos, los deben plantear ustedes. Sean versátiles, agreguen lo que consideren necesario y desháganse de lo que no. Siempre hay oportunidad de replantear las cosas, de innovar.


5S: el mejor ejercicio para la excelencia


Como ya dijimos anteriormente, 5S es (sin duda) la puerta de entrada a algo más grande. No podemos pensar en algo más complejo si 5S no nos funciona. Hoy el mundo habla de Lean, de Six Sigma, de World Class Manufacturing, de ISO 9001.  ¿Cómo piensan que nos irá si no hay orden y limpieza, si no hay estandarización, compromiso o disciplina? 


En la diversidad está la riqueza


Está claro que podemos aplicar 5S a cualquier ámbito que se nos ocurra, incluyendo nuestra vida personal. También existen tantas realidades como organizaciones diferentes hayan. No es lo mismo aplicar 5S en una empresa de servicios, en un organismo público, en un hospital o en la industria manufacturera. Cuando hablamos de S2, principalmente, dimos algunos tips para aplicar orden en talleres u oficinas. Quizás no sea lo que ustedes precisan exactamente, pero la idea era hacerles ver que con creatividad y pocos recursos podemos resolver la mayor parte de las cuestiones. Pueden trasladar ideas como la del shadowboard de herramientas de un taller para otras necesidades (limpieza, elementos de un restaurant, de una escuela, de una oficina, un hotel, un vehículo, de lo que sea). Los elementos de control visual que parecen más triviales y básicos, son los que mejor funcionan. ¡Háganlos a medida!. No olviden la esencia del poka-yoke a la hora de ordenar y definir la disposición de las cosas.


Romper las barreras entre áreas


Una de las características más maravillosas de 5S es que borra los límites entre áreas, y las jerarquías quedan en un segundo plano. Todos, por igual, deben hacer lo mismo con la misma exigencia y compromiso. Poco importa, también, si hablamos de una empresa unipersonal, una Pyme, una mega-corporación o una empresa familiar. Aunque este último caso sí que merece una publicación aparte... ya que tiene algunos ingredientes a analizar que escapan al objetivo de esta serie de publicaciones.  


9S: ¿Una versión mejorada?

Hasta ahora hemos hablado de la técnica original de las 5S, que ya lleva unas décadas dando vueltas. En los últimos años, viene creciendo la tendencia de otra técnica que se supone superadora, agregando características de estandarización y coordinación adicionales. Esto fortalece los hábitos ya desarrollados y afianza los vínculos interpersonales. 9S es en realidad 5S con 4 'S' más de apoyo. Con 5S funcionando adecuadamente, podemos apuntar a la excelencia a través del agregado de estas características. Son algo más abstractas que las ya vistas, por lo que son más complejas de llevar a la práctica y de medir.

Describiremos brevemente qué aporta cada una de ellas, y daremos una opinión global.

¿Cuáles son las 9S?


Vamos a seguir con la codificación anterior, por lo que las llamaremos:

S6: Shikari
S7: Shitsukoku
S8: Seishoo
S9: Seido

Veamos brevemente de qué se ocupa cada una de ellas. 



(S6) - ShikariConstancia

Siguiendo un poco con la línea de S5, shikari busca desarrollar la constancia individual de cada integrante de la organización, así como una actitud positiva ante sus tareas. Ya hablamos de hábitos anteriormente. S6 es el perfeccionamiento de esos hábitos. Tener en cuenta que estamos hablando sólo de constancia, del cumplimiento sistemático de las tareas bajo los lineamientos ya mencionados. Hay una característica más personal e interna que tiene que ver con el nivel real de compromiso del individuo. Para esto, tenemos a S7.



(S7) - ShitsukokuCompromiso

Shitsukoku es, literalmente, perseverancia. Es la real convicción del individuo de que lo que hace tiene un sentido concreto. No sólo lo hace, sino que lo cree útil y necesario. Está sinceramente convencido. Estamos hablando de niveles superiores en donde la ética y la moral juegan un papel crucial.


(S8) - SeishooCoordinación

S6 y S7 cubren aspectos del desarrollo de las personas como individuos aislados. S8 y S9, por el contrario, buscan que el equipo de trabajo completo funcione de manera armónica. Seishoo hace foco en el desarrollo de métodos de trabajo que aprovechen las capacidades individuales y las combinen, obteniendo un grupo de trabajo que funcione sinérgicamente. El logro grupal es superior a la suma de los esfuerzos individuales. Para que esto funcione, estos esfuerzos deben estar sincronizados. Que todo fluya y que el esfuerzo de uno no anule el de otro. 

(S9) - SeidoEstandarización

Se suele utilizar aquí la analogía con una orquesta, en donde cada músico aporta cierta tarea, pero para que la orquesta (organización) funcione bien como un todo, debe haber una coordinación lógica. Los métodos de trabajo funcionarán entonces como la 'partitura'. Al igual que S4 se busca la estandarización. Todo debe estar normalizado y predefinido. Incluso esta coordinación entre partes.


¿Qué hay de 6S?

Otra versión que se suele ver como superadora de 5S es la de la técnica de las 6S, que nada tiene que ver con las 9S. Aquí la sexta 'S' agrega aspectos de seguridad. Se la conoce como Anzen (安全, 'seguridad'). Esta claro que no incluye ninguna 'S' (sólo encaja en otros idiomas, incluidos el inglés y el español). Aquí se agregan a las 5S originales métodos que contemplen con mayor profundidad temas relacionados a la seguridad, a través de la prevención de accidentes.



Conclusiones Finales

5S, y sus variantes, son una poderosa herramienta cuyos resultados son realmente determinantes para las organizaciones que las apliquen correcta y sistemáticamente. Hay tanta diversidad en campos de aplicación y tipos de organización, que no terminaríamos nunca de conocer su potencial. Hemos tratado de dar una orientación a través de esta serie de artículos. Pero el trabajo, a partir de ahora, es de ustedes. Sería muy enriquecedor que nos comenten qué experiencias han tenido en su aplicación. En lo posible, aclarando país y tipo de organización. ¡Los leemos!

En una próxima publicación, veremos un modelo, de tantos que se pueden diseñar, para la realización de auditorías 5S.



jueves, 28 de marzo de 2019

Kaizen Blitz: mejora radical y de rápida aplicación

Otra de las variantes de la aplicación de la filosofía Kaizen es Kaizen Blitz. Etimológicamente hablando, 'blitz' es una palabra alemana que significa ´relámpago'. Algunos autores aseguran que viene de acortar la expresión 'blitzkrieg', utilizada para denominar a un tipo de ataque de guerra: literalmente, una guerra relámpago. Esta consiste en un bombardeo intenso para confundir al enemigo y así atacarlo rápida y sorpresivamente. Pero dejemos esta desafortunada analogía bélica como una anécdota. Quedémonos con la asociación a un relámpago. Kaizen Blitz, a diferencia de lo que estamos acostumbrados con kaizen convencional, busca una mejora sustancial, en un área bien específica y en el corto plazo. Requiere de mucho foco en el aspecto a mejorar, y exige un alto grado de involucramiento. Como en toda iniciativa de mejora, todos los integrantes de la organización deben participar, pero aquí se requiere de un compromiso adicional ya que el sistema no admite prueba y error, por la intensidad y el poco tiempo disponible.

¿Cómo funciona?

En primer lugar, debemos armar un equipo de trabajo con representantes de todas las áreas. A través de algún sistema de sugerencias (como teian seido o brainstorming) podemos obtener un conjunto de problemas. Quizás más de lo que podamos procesar, y con diferentes grados de importancia. Para esto, necesitaremos aplicar algún sistema de priorización (matriz de priorización, por ejemplo). 

Una vez que definimos qué problema atacaremos, como prioritario, debemos analizar las causas raíz. Aquí usaremos cualquiera de los métodos conocidos: 5 por qué, Diagrama de Ishikawa, genchi genbutsu / genba walk, o cualquier otro y/o combinaciones de ellos.

El siguiente paso es consultar a los afectados qué solución proponen, conocidas ya las causas raíz principales. A partir de esta información, haremos una selección y desarrollaremos las soluciones. También haremos un análisis de los riesgos asociados.

Kaizen Blitz es un tipo de evento kaizen, pero cuyo tiempo de aplicación es muy corto. Generalmente no lleva más de un par de semanas hasta que la mejora haya sido realizada. 

Hay que tener especial cuidado en organizaciones en donde la resistencia al cambio es alta, ya que este tipo de mejoras radicales suelen ser las que más oposición generan. Se deberá trabajar sobremanera en este aspecto.

¿Conocias kaizen blitz? ¿Tienes experiencia en esta técnica? Déjanos tu comentario.



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lunes, 25 de marzo de 2019

11 blogs y webs sobre Calidad en español que no debes dejar de visitar

Por Raúl Sejzer

Afortunadamente, sigue creciendo el número de páginas web y blogs en español que dedican su espacio a la Calidad y la Mejora. Seleccioné 11 páginas que, por alguna razón, me resultan más interesantes e influyentes. Como en toda selección, la subjetividad está presente, y seguramente dejé afuera algunas no menos valiosas. Si conoces alguna que no esté en la lista, ¡déjame un comentario! En todos los casos, haciendo clic en el nombre de cada autor accederán a su perfil de LinkedIn.


Daniel Blanco. Calidad, Estrategia y Liderazgo.

A mi entender, uno de los blogs más completos y confiables. Excelente tratamiento de los temas, con profundidad y seriedad. Su autor es José Daniel Blanco Alonso, consultor español.

Asesor de Calidad

Uno de los espacios de referencia, con información, guías, e-books y herramientas, sobre muchísimos temas fundamentales en calidad. Redactado por Adriana Gómez Villoldo, de España.

Quality Way

Un blog con contenido propio redactado por Gregório Suarez, consultor brasileño, y una recopilación de artículos de otros blogs en inglés, portugués y español. Muy recomendable y variado.


Calidad y ADR

aprendiendocalidadyadr.com
En esta página española, administrada por Gehisy Hernández Medrano, podemos encontrar información sobre calidad en general, y aplicada en particular al tratamiento de mercancías peligrosas. Esta orientación la hace muy singular e interesante.


Areté Gestiona

aretegestiona.es
Consultoría de gestión empresarial, dirigida por Ana Sanz Pastor, también española. En su página web cuenta con una sección que funciona como blog de apoyo, denominado Aportando Valor. Sin duda que aporta valor, con información orientada a la integración de sistemas de gestión (calidad, seguridad, medio ambiente y RSE, principalmente).


Calidad para Pymes

calidadparapymes.com
Cuando alguien se está iniciando en ISO 9001, y me consulta cómo empezar, sin duda recomiendo a la española Claudia Benavides Gallegos, quien a través de su portal Calidad para Pymes, nos guía en su implementación desde cero. De manera didáctica y amena, aborda todos los temas necesarios y nos brinda herramientas para perder el miedo y lanzarnos a diseñar nuestro sistema de gestión de la calidad.


SBQ Consultores

sbqconsultores.es/blog/
Esta empresa española, dirigida por Ana Rojo Rojo, busca acompañar a las organizaciones en la implementación de sistemas de gestión integrados. En su sección Herramientas de Mejora podremos encontrar artículos muy interesantes.


Marifé Montes 

marifemontes.com
La consultora española Marifé Montes Luna es, sin duda, un referente en temas relacionados a la seguridad alimentaria. Además de su sitio web personal, pueden encontrar contenido de utilidad en el blog Club Responsables de Calidad.


Pymes y Calidad 2.0

pymesycalidad20.com
Es el blog sobre Calidad de Daniel Jiménez, consultor mexicano. A mi entender, uno de los más completos, mejor diagramados y con mayor trayectoria que hay en español.  Desde 2010 brindando contenido de gran valor. De consulta obligada.


Pro-Optim

blog.pro-optim.com
Blog español con artículos sobre diversos temas relacionados a la calidad y la mejora continua. Temas muy bien desarrollados, herramientas y casos de aplicación. Pueden acceder también a su página corporativa en LinkedIn.


Blog de la Calidad

blogdelacalidad.com
Versión en español del Blog da Qualidade brasileño. Contenido completo y actualizado. Otro imprescindible.


Existen otros blogs y webs que son aún más especificos, y tratan temas tales como Lean, Six Sigma, seguridad, o gestión del cambio (por dar ejemplos). Trataré de ir mencionándolos cuando sea necesario. También existen otros que no incluí en este listado y son igualmente importantes. Si es así, háganmelo saber. Lo importante de todo esto es que cada vez contamos con más herramientas para difundir la calidad como disciplina, y que hay mucho trabajo detrás de todo esto. Quería destacar a quienes colaboran para que suceda. Además de grandes profesionales, son grandes colegas. 


domingo, 24 de marzo de 2019

Implementando 5S en tu Organización - Quinta Parte: Shitsuke

En esta oportunidad veremos la última etapa de la metodología de 5S. Shitsuke es literalmente "disciplina" en español. Aunque este concepto es más amplio de lo que podemos intuir. Durante la implementación sistemática de 5S, la disciplina pasa por dos fases. En una primera fase, es necesaria la disciplina para que las personas comiencen a aplicar la metodología siguiendo normas preestablecidas. Es decir, que existe una cierta imposición de lo que "hay que hacer". A medida que la aplicación de la técnica va madurando, y las personas comienzan a internalizarla, todo se vuelve más natural. Es aquí donde aparece la autodisciplina como la mejor manera de sostenerla en el tiempo. Y cuesta. Es un hábito que precisa de un cambio profundo de pensamiento. Debemos romper con varios paradigmas. El éxito de 5S requiere de una constancia que muchas empresas no están dispuestas a tener. Son procesos generalmente largos. Los tiempos dependerán en gran parte de la cultura de la organización. Los resultados inmediatos de la primera aplicación de las 3"S" iniciales suelen ser motivadores, porque son realmente evidentes. Pero luego, cuando 5S está funcionando de manera aceptable, los cambios ya son más graduales e imperceptibles. La iniciativa inicial suele apagarse. Allí es donde habrá que realizar el mayor esfuerzo para no abandonar la metodología. El compromiso de la Dirección, y un equipo 5S con marcado liderazgo, serán fundamentales para seguir adelante. 

Como mencionamos antes, la autodisciplina es un hábito a desarrollar. Se basa en el respeto hacia las normas y hacia las demás personas, así como en el cuidado de los recursos de la organización. Shitsuke es una etapa de sensibilización, lo que la distingue de la rigidez anterior, llevándonos de lo que tenemos que hacer a lo que deseamos hacer para que nuestro puesto de trabajo sea agradable y productivo .


(S5) - Shitsuke: Disciplina

Hasta ahora todo parece bastante abstracto y subjetivo. Pero.. ¿cómo aplicamos esto en la realidad?. Existen herramientas que nos permitirán lograr que la metodología nos brinde resultados positivos, y se mantenga en el tiempo de manera sistemática. 

Nuevamente la formación permanente del personal cumple un rol preponderante. Debemos lograr que todos se sientan igualmente comprometidos e involucrados en el cambio.

En primer lugar, deben estar bien establecidos y claros todos los canales de comunicaciones necesarios. Por ejemplo, los paneles informativos con estadísticas y novedades, deben estar actualizados y ser claros en la información contenida.

Por otro lado, se debe mantener la realización de reuniones sobre el estado de la implementación, de manera periódica. Se deben identificar oportunidades de mejora y se debe establecer la asignación de recursos. También se debe incluir el análisis de casos de éxito y fracaso, para definir las próximas acciones y optimizar los resultados. Todo esto nos permitirá trabajar sobre las bases de la mejora continua. Shitsuke es, sin duda, la conexión que existe entre 5S como método y la mejora continua.
"El éxito es simplemente la aplicación diaria de la disciplina."

(Jim Rohn)
Por último, tenemos a la principal herramienta de control de la eficacia del sistema: la auditoría. Las auditorías 5S son las que, finalmente, nos dirán si la metodología funciona de manera eficiente y sistemática. Nos dará una visión integral de diversos aspectos, lo que nos permitirá:

  • Identificar anomalías.
  • Identificar oportunidades de mejora.
  • Tener una noción global del progreso de la implementación.
  • Escuchar a las personas y conocer sus experiencias, sus fortalezas y debilidades, sus miedos y sus obstáculos.
En una publicación posterior compartiremos un formato para realización de auditorías 5S, para que lo puedan descargar y adaptar a la necesidad de cada organización.


"Disciplina es pagar el precio para traer esa visión a la realidad. Es abordar los hechos duros, pragmáticos y brutales de la realidad y hacer lo que haga falta para que ocurran las cosas. La disciplina surge cuando la visión se une al compromiso."

(Stephen R. Covey)

¿Qué avance tendremos?


S5 es la garantía de sostenimiento de la metodología de 5S en el tiempo. Se basa en el concepto de mejora continua, permitiéndonos aprender de los errores, para hacer las cosas de mejor manera día a día. Si está bien implementado, el cambio en la actitud de las personas con respecto a su compromiso con la técnica será evidente. Esto incluye a la Dirección, quien tendrá que involucrarse de lleno, así como fomentar y promover la continuidad del método.


Recursos necesarios


Aquí, otra vez, la formación es muy importante. La Dirección deberá comprometerse a sostener en el tiempo la metodología, con todo lo que ello implica. Seguramente se deberán realizar inversiones, o destinar recursos a determinados procesos. Se deberán mejorar la tecnología, las instalaciones y los procesos.



En la próxima publicación...


Habiendo visto ya las cinco etapas de manera separada, en la siguiente y última publicación de esta serie, haremos un resumen final sobre la metodología. También hablaremos de algunas experiencias en distintos tipos de organización. Por último veremos, de manera sintética, otras versiones ampliadas de la técnica de 5S: las 6S y las 9S, hoy muy en boga.



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domingo, 17 de marzo de 2019

Implementando 5S en tu Organización - Cuarta Parte: Seiketsu

Hoy es el turno de esta cuarta etapa en la implementación de la metodología 5S. Es un punto de quiebre, ya que es dónde comienza a advertirse la verdadera efectividad del método. Hasta ahora, las herramientas aplicadas para las 3 primeras S eran relativamente sencillas e intuitivas. Clasificar, ordenar y luego limpiar (mejor dicho, eliminar potenciales fuentes de suciedad) no representa mayor inconveniente en un principio. Pero, ¿tenemos el criterio suficiente para mantenerlo en el tiempo?. Comparado al punto de partida, seguramente estemos mucho mejor y la mejora sea muy evidente. Pero nuestra actividad es dinámica. Surgirán nuevos objetos en nuestro lugar de trabajo, modificaremos ubicación del mobiliario, realizaremos nuevas tareas, o lo que sea. Nuestro espacio de trabajo, nuestras herramientas, o nuestra necesidad, cambian día a día. Es por esto que es muy importante que todos los integrantes de la organización tengan una formación adecuada en 5S, para que los conceptos estén tan incorporados que se apliquen de manera natural ante cambios en el contexto. El objetivo de esta etapa en particular es estandarizar nuestra manera de aplicar 5S para que los desvíos que aparezcan o potencialmente existan, sean detectados de inmediato. A simple vista deberíamos poder detectar fallas. Está claro, que los pasos anteriores deberían haberse cumplido a rajatabla para que S4 sea efectiva.



(S4) - Seiketsu: Estandarización

El secreto del éxito de esta etapa es que las herramientas de control visual desarrolladas de a poco en los pasos anteriores (sobre todo en S2) funcionen correctamente. Si los espacios están bien delimitados, identificados y señalizados, no debería haber mayor problema en la detección de desvíos. S4 hace foco, por lo tanto, en el control visual como arma de identificación de posibles fallas del sistema. Como vimos anteriormente, cada cosa debe tener un lugar físico asignado. Eso nos permite:

  • Saber dónde encontrarlo cuando lo precisamos.
  • Saber dónde devolverlo cuando lo dejamos de utilizar.
  • Detectar que está o no en su lugar, permitiéndonos identificar rápidamente faltantes o errores en ubicación.

Shadowboard típico
Vimos el ejemplo del shadowboard para las herramientas. El martillo de un tamaño determinado, supongamos, tiene un único lugar. Su espacio está sombreado para que coincida con él. Si lo precisamos, lo identificamos rápidamente. Igual si lo tenemos que devolver, por más que falten muchas herramientas (si es así, ¡es porque están en uso!) fácilmente detectaremos su ubicación. Y si alguien colocó un destornillador, por decir algo, en el lugar del martillo, la falta de coherencia entre la herramienta y la marca en el panel será evidente. Nos llevará segundos identificar problemas. Esto podemos extrapolarlo a cualquier sistema de control visual que hayamos implementado. Vimos ejemplos aplicables a documentación (carpetas, cajas, ordenadores, etc.), a materiales, a productos de limpieza. 

Tenemos que reforzar el trabajo realizado en S2, y ver si la disposición de los elementos es la más adecuada, si está todo bien delimitado y señalizado, si cada cosa tiene un lugar único y claro. Cualquier agregado o modificación del espacio de trabajo y/o su contenido, debe ser realizado desde el comienzo bajo los conceptos de 5S. Supongamos que adquirimos una nueva herramienta. Antes de que sea utilizada, se debe determinar una ubicación y se debe identificar como tal, sin dar lugar a errores o falsas interpretaciones. Recién ahí, podremos colocarla dentro de nuestro espacio. A esto llamamos estandarización, a definir una manera única de realizar las cosas. Que cualquier cambio sea armónico y siga los lineamientos de la metodología. Por otro lado, si la filosofía 5S está bien arraigada en la organización, la estandarización logrará que todas las personas, sin importar su jerarquía o actividad tomen las mismas decisiones ante un mismo problema. Es decir, se definirá una única manera de realizar una acción determinada. Por ejemplo, todos deberán actuar de igual manera al agregar un elemento nuevo a su espacio de trabajo. O cuando un elemento se vuelve innecesario (por obsolescencia, fin de vida útil, cambio en las tareas, o cualquier otra razón), todos deben conocer los pasos a seguir para su descarte y eliminación del lugar de trabajo. Es conveniente en esta etapa que existan procedimientos específicos para estos procesos. Esto "nos obliga" a que, ante un cambio, cualquier persona sepa cómo actuar y que esta acción sea acorde a los lineamientos de 5S.


Cuando S4 se encuentre completamente implementada, cualquier anomalía (desvío con respecto a lo requerido por la metodología) debería ser detectada a simple vista. Objetos innecesarios en puestos de trabajo, objetos colocados en lugares incorrectos, faltantes, sobrantes, etc. Es por esto, que tenemos que estar seguros de que las etapas S1 y S2 fueron implementadas con éxito, ya que de ellas depende en gran manera. 



¿Qué avance tendremos?


Con S4 lograremos sostener en el tiempo los logros obtenidos en las etapas anteriores, generando el criterio adecuado en las personas para que puedan detectar desvíos. Su implementación nos llevará a aplicar sistemáticamente S1, S2 y S3 para lograr espacios ordenados, limpios y seguros, más allá de los cambios dinámicos que se vayan presentando. La mejora en la productividad ya deja de convertirse en un cambio puntual, y comienza a ser sostenida en el tiempo.

A esta altura ya tendremos cierta experiencia y habremos pasado por diversas situaciones. Algunas exitosas y otras no tanto. De ambas aprenderemos mucho. Es importante, por lo tanto, que aprovechemos esta valiosa información y realicemos una adecuada Gestión del Conocimiento.  Esto nos permitirá ser más efectivos y expeditivos en situaciones similares que se presenten en un futuro.


Recursos necesarios



Más allá de la formación permanente y consistente del personal, no son necesarios mayores recursos. Es sí de suma importancia que la Dirección se encuentre implicada de lleno. Todos los integrantes de la organización tendrán mayor responsabilidad en sus acciones y la capacidad de detectar, informar y/o corregir desvíos, tanto en su propio sector como en cualquier otro.



En la próxima etapa...


En la siguiente publicación, veremos S5. Para llegar a este punto, la metodología debe haber alcanzado un grado de madurez importante. Se debe haber convertido en un hábito real. S5 buscará, a través de la disciplina, la mejora continua del sistema.  La herramienta principal será la auditoría 5S.



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