Los 5 ¿Por qué?: Una herramienta tan sencilla como poderosa

Una de las innumerables herramientas que nos legó el Sistema de Producción Toyota, impulsado por Sakichi Toyoda y diseñado por Taiichi Ohno, es la de los 5 ¿Por qué? (5 Whys). Una técnica que a primera vista parece básica y hasta trivial, pero que tiene un gran desempeño en el análisis y resolución de problemas. Consiste en realizar 5 preguntas de manera iterativa, comenzando por el problema en sí y planteando las preguntas en forma concatenada hasta llegar a una quinta pregunta, a cuya respuesta consideraremos como la causa del problema original. Pero mejor vayamos a un ejemplo, para que quede más claro:

Supongamos que tenemos el siguiente problema: Un operario de la planta se accidentó cayendo 4 metros de una escalera con la que estaba realizando un trabajo sencillo en altura.

Ahora debemos plantearnos las cinco preguntas:

• Pregunta 1: ¿Por qué el operario se cayó de la escalera? Porque la escalera se desplazó y no estaba asegurada. 
• Pregunta 2: ¿Por qué la escalera no estaba asegurada? Porque no existe un procedimiento de seguridad que indique que deban asegurarse las escaleras. 
• Pregunta 3: ¿Por qué no existe un procedimiento? Porque la organización no tiene correctamente implantado su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Pregunta 4: ¿Por qué la organización no tiene correctamente implantado su SG-SST? Porque la persona encargada del Sistema Integrado de Gestión (SIG) en la planta no es competente. Tiene formación y experiencia únicamente en Calidad y Medio Ambiente. 
• Pregunta 5: ¿Por qué la persona encargada del SIG de la planta no tiene conocimientos en Seguridad? Porque se realizó incorrectamente el proceso de selección para este puesto.

Aquí aparece algo muy interesante: ¡un problema que aparentemente era atribuible a la persona encargada del Sistema Integrado de Gestión era realmente causado por una mala gestión del área de Recursos Humanos!. Si seguimos iterando quizás la causa primera se encuentre en la Dirección, por ejemplo. Pero a efectos de analizar en detalle el problema, es suficiente considerar a la respuesta de la quinta pregunta como causa raíz del mismo.

Esta técnica nos obliga a ordenar nuestras ideas, y a dejar de lado las subjetividades y suposiciones que puedan interferir en el análisis. Es importante que evitemos respuestas básicas y predecibles que tengan que ver, por ejemplo, con la falta de tiempo suficiente para realizar una tarea o  la falta de presupuesto. Esto no significa que no puedan utilizarse como causas parciales, pero debemos ir más a fondo y ser concretos en cómo esto puede afectar directamente al problema objeto de análisis.

Por supuesto que este método es muy útil en la mayoría de los casos pero tiene sus críticos y detractores. Muchos consideran totalmente arbitrario que sean cinco las preguntas y no más o menos, que depende mucho del caso. El punto de corte es bastante indefinido. Por otro lado, tomando como causa raíz teórica a la respuesta de la quinta pregunta, dejamos de lado causas parciales que deberían ser atendidas. En nuestro ejemplo, podrán observar que todas las respuestas de la primera a la cuarta pregunta son muy importantes. Pueden ser tratadas de manera parcial para evitar futuros problemas iguales o similares. También se plantea que quien aplica este método es obligado a detenerse en el análisis del problema, cuando quizás podría avanzar un poco más a fondo y así determinar su causa raíz real. En otros casos, se pone en duda la confiabilidad del método cuando para un mismo problema se obtienen causas diferentes, dependiendo de quiénes lo utilicen.

De todas maneras, se complementa muy bien con otras herramientas para la resolución de problemas como el Diagrama de Ishikawa (Espina de Pescado) u 8D (Ocho disciplinas para la resolución de problemas). 

Los invitamos a plantear otros ejemplos de resolución de problemas concretos dentro de las organizaciones o en la vida cotidiana a través del uso del método de los 5 ¿Por qué?.

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