Mucho se habla hoy en día de la importancia de la correcta administración de nuestro tiempo, un recurso limitado e incontrolable, tanto en la vida personal como en la laboral. Sólo está en nuestras manos la capacidad de utilizar el tiempo de la mejor manera. Actualmente vivimos en un mundo con más oportunidades que antes, con acceso casi ilimitado a la información de manera instantánea y mayor exigencia. La importancia de definir claramente nuestras prioridades se hace cada vez más notoria.
Existen infinidad de libros, artículos y papers sobre el tema. Proponemos, en esta ocasión, cuatro publicaciones que consideramos fundamentales para adentrarnos en el mundo de la administración del tiempo. Con muchos detalles comunes, pero con perspectivas o planes de acción diferentes, cada autor plantea su visión del problema y las acciones que deben realizarse para lograr optimizar nuestro tiempo.
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (The 7 Habits of Highly Effective People) - Stephen R. Covey (1989)
Este bestseller de Stephen R. Covey pretende seguir rompiendo paradigmas desde su lanzamiento original. Su meta es darnos los lineamientos para desarrollar 7 hábitos fundamentales basados en principios indiscutibles. Uno de los principales hábitos propuestos por el autor, y quizás uno de los más difíciles de implementar, es el de “poner primero lo primero”. Es decir, aprender de una vez por todas a priorizar nuestras actividades. Que prevalezca la importancia por sobre la urgencia. Que todo lo que hagamos este alineado con nuestra misión. Lo demás es pérdida de tiempo. Desarrolla la teoría de administración del tiempo de Cuarta Generación, una evolución de las generaciones anteriores (la Primera consistía básicamente en listas de tareas sin plazos ni fechas, la Segunda en agendas y la Tercera en objetivos y planificación diaria – la más utilizada actualmente –). La Cuarta Generación de administración del tiempo, paradójicamente, no se basa en administrar el tiempo sino administrarnos a nosotros mismos mejorando nuestras relaciones y obteniendo mejores resultados. En este punto surge su famosa Matriz de Administración del Tiempo.
El secreto de la felicidad y la efectividad se encuentra en el Cuadrante II: lo que es importante, pero no es urgente. Aquí aparece todo lo relacionado con acciones que nos acercan a nuestra misión, mientras se dejan de lado actividades irrelevantes para nuestro fin máximo. En general, la urgencia suele estar asociada con factores que poco tienen que ver con nuestra misión. No tenemos que dejarnos abrumar por la urgencia y perder el foco. Este libro es un excelente punto de partida para desarrollar y mantener este hábito. De todas maneras, para el lector que desee profundizar más, existe una publicación posterior del autor con dos coautores llamado precisamente Primero lo Primero (1995) en donde se desarrolla ampliamente el tema.
¡Tráguese ese sapo! (Eat that frog!)– Brian Tracy (2003)
Una muy interesante y recomendable propuesta. La metáfora de “tragarnos el sapo” significa cumplir con esa tarea que tanto nos cuesta y postergamos. Quizás se trate de la tarea que mayor impacto tenga sobre nuestra vida actual. El autor nos invita a realizar esa tarea, a tragarnos ese “sapo” al comienzo del día, con lo que sentiremos un alivio durante el resto de la jornada ya que no habrá seguramente nada peor por hacer. También destaca la importancia de comenzar una tarea y finalizarla, sin interrupciones. Previamente debemos establecer prioridades y secuencia de todas las tareas a realizar, las cuales deberán ser planificadas el día anterior. Desterrar por completo la procrastinación es otro de los objetivos del libro. El plan de acción que plantea Tracy consta de 21 puntos fundamentales que deben ser implementados inmediatamente para poder comenzar a obtener mejoras notorias en la administración de nuestro tiempo, con la consecuencia natural del éxito asegurado.
Organízate con Eficacia (Getting Things Done) – David Allen (2001)
Esta importante publicación de David Allen fue el puntapié inicial para lo que hoy es una disciplina completa, el GTD (abreviatura de Getting Things Done, o “resolviendo las cosas”). Si bien hay antecedentes de este método, Allen lo desarrolló de manera completa. Gracias a esto, hoy se lo considera un culto dentro de la administración del tiempo. El método de gestión GTD consiste básicamente en recopilar todas las tareas pendientes y ubicarlas en lugares específicos predefinidos. Aquí la prioridad no es el criterio de orden. Esta clasificación minuciosa de las tareas permite que, cuando vamos a realizar o revisar una tarea pendiente, el resto no interfiera permitiéndonos mayor claridad y concentración. Uno de los puntos más interesantes es que no hayan numerosos puntos de acceso a la información de tareas pendientes, sino que todos converjan a un único acceso. Por ejemplo, si tenemos más de una cuenta de correo electrónico deberíamos utilizar una sola y redireccionar automáticamente a ésta los correos que recibamos en las otras cuentas.
Las tareas pendientes son clasificadas generalmente en: acciones próximas (lo que debo hacer ya), proyectos (las tareas que involucran más de una acción, dependan o no de mí), en espera (lo que delegamos y esperamos que nos vuelva) y lo que algún día haremos (esas tareas que deseamos realizar en algún momento pero no poseen fecha de caducidad).
Cómo administrar su tiempo (Successful Time Management) - Patrick Forsyth (2007)
Apelando al sentido común y claramente alineado con la teoría de Covey, llega este libro que reafirma acciones fundamentales que deben tomarse para lograr una administración del tiempo adecuada. El secreto radica en separar lo importante de lo que no lo es. También se deben dejar de atender las urgencias que pueden ser realmente triviales o simplemente temas importantes no atendidos a tiempo. Antes de poner manos a la obra, Forsyth sugiere una serie de pasos para que conozcamos en dónde estamos actualmente: identificar y clasificar todas las tareas que realizamos (¡pueden ser más de mil!), evaluar de manera práctica nuestro trabajo actual, medir en qué se nos va el tiempo (aquí el Principio de Pareto está presente: el 20% de lo que hacemos está planificado, el 80% restante es nuestra respuesta reactiva a los imprevistos). Recién en este punto podremos y deberemos planificar el trabajo, trabajar con el plan y negociar con lo incontrolable.
Salvo algunas excepciones, en general, los gerentes sólo quieren escuchar nuestros planteos, propuestas y reclamos en términos económicos y financieros. Si nuestra intención es proponer una mejora, la única manera de llegar a un entendimiento es poder trasmitirle a la Dirección qué inversión se debe realizar y qué beneficios económicos nos traerá dicha propuesta. Caso contrario, si vamos estrictamente a lo técnico, el fracaso está asegurado. Otro parámetro importante es que, basándonos en los planteos de Deming, los resultados económicos deberían verse en el corto plazo para que la propuesta prospere (ver Las 7 enfermedades mortales de la Gerencia). Este hecho provoca que la correcta implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad desde un mando medio deba tratarse de manera diferenciada. Con nuestros subordinados debemos ser claros en la importancia de contar con un SGC, lograr el involucramiento necesario por parte de cada uno de los que componen el equipo, y resaltar los beneficios personales y organizacionales que trae su implantación y mantenimiento. Cada integrante debe sentirse útil y fundamental para que el sistema en su conjunto funcione. La mejora continua como lema máximo y como estándar de trabajo.
