Por Javier Arévalo - Goldratt Consulting Partner LA
“Jefe…excúseme que interrumpa sus vacaciones... ¿Será que puede aprobarme el reembolso de caja menor? El contralor no me lo recibe sin su OK”.
¿Le
suena familiar esta situación? O quizás, ¿se ha encontrado con la sorpresa de
haber planeado con suficiente anticipación el comité operativo de las áreas a
su cargo, y sin embargo debe destinar más del 50% de dicha reunión a apagar
incendios porque es el único momento en que pueden “atraparlo”? Por supuesto
usted queda con la frustrante sensación de no poder compartirles los planes
futuros de inversión, cambio cultural y estrategia que existen para la empresa.
Para
la gran mayoría de los gerentes de área es un desafío tratar de resolver la
brecha que existe entre los integrantes de nuestros equipos de trabajo que
sienten una gran motivación por su labor dentro de la empresa y aquellos que perciben
su trabajo como frustrante, pesado y a veces hasta mal remunerado.
Pues
bien, la clave o el eslabón perdido para resolver este dilema y aumentar la
productividad de nuestros equipos de trabajo puede estar en la desalineación
entre la autoridad y la responsabilidad de nuestros colaboradores.
Muchos
síntomas derivados de esta desalineación y que se perciben a diario en nuestras
empresas, pueden ser reducidos o eliminados con algunos pocos cambios o
acciones. Un proceso de enfoque simple puede enviar los acordes correctos para
que el sistema, la empresa, vibre en la frecuencia adecuada para garantizar el
flujo en la comunicación, en el desempeño y armonía, y finalmente en la
motivación de nuestra gente.
¿CUÁL ES EL DILEMA? ¿A QUÉ NOS ENFRENTAMOS?
Como
seres humanos tenemos y desarrollamos la capacidad de enfrentarnos a los retos
personales y profesionales que nos depara el día a día. Ahora, superarlos y
resolverlos correcta o erradamente depende del prisma con el que observemos.
Cuando nuestros colaboradores van explorando
y recorriendo este camino, por lo general ascendente, se encuentran
frecuentemente con el dilema de tratar de resolver sus problemas transgrediendo
alguna regla o rebotar continuamente la decisión de tomar uno u otro camino a
su jefe inmediato. Inminentemente esto causa incendios, llamados de atención,
roces, y fallas en la comunicación.
Usualmente
establecemos demasiadas reglas para tratar de controlar estos síntomas, creando
con ello bloqueos sistemáticos en las áreas de apoyo y ejecución. Generamos
altos grados de frustración y desperdiciamos la atención de los gerentes de
área, quienes tratan de lidiar con la avalancha de aprobaciones, dobles
agendas, retrabajos y conflictos personales.
Este
dilema lo definimos en Teoría de Restricciones como:
“La desalineación entre la autoridad y la responsabilidad” que
tienen las personas dentro de nuestras empresas.
EL RUMBO A TOMAR…
La
motivación en las personas se potencia con las sensaciones de seguridad y
satisfacción; y ello produce efectos muy similares a los de la felicidad.
Resolver el conflicto entre la alineación de la autoridad y la responsabilidad
de nuestros colaboradores en sus trabajos aumentará sin duda ambas sensaciones
y debido ello también su motivación.
¿Y por qué?
Veamos: Los retos diarios de nuestros equipos de trabajo se basan en cumplir
con el mejor nivel de desempeño posible, las funciones y actividades
consignadas en sus manuales de responsabilidades. En la medida que el flujo de
cumplimiento de estas responsabilidades se hace más rápido y mejor, nuestro
personal aumentará la “felicidad” en su trabajo, sentirá que lo ejecutado es
valioso y reconocido.
¿CÓMO NOS PONEMOS EN
MOVIMIENTO?
Necesitamos
entender cómo podríamos aumentar el flujo de ejecución si tenemos problemas de
autoridad y responsabilidad.
Les
propongo algunos pasos muy simples, pero muy efectivos, a utilizar con cada
integrante de su equipo de trabajo. Lo obvio por obvio se obvia:
1. Definan claramente un propósito personal y del cargo. Formalícenlo.
2. Definan los objetivos del cargo y cómo contribuyen al propósito
del cargo. Formalícenlo.
3. Definan claramente las actividades que se requiere ejecutar para
cumplir con los objetivos, y clasifíquelas en:
- Actividades de
flujo, aquellas diarias o más frecuentes para cumplir los objetivos.
- Actividades de
reglas o política, aquellas solicitadas por su jefe, que, aunque no son
necesarias para cumplir con el objetivo del cargo, le han sido asignadas,
ya sea por algún talento especial y/o confianza. Éstas por lo general no
son diarias, son esporádicas.
- Actividades que no estén en estos dos grupos. Éstas deben ser desechadas y ojalá con un acta de scrap.
¡Distinga sus actividades con un color, esto le ayudará en sus prioridades!
4. Acuerde cuáles actividades necesitarán de alguna aprobación en especial, lo ideal es que ninguna de las actividades de flujo requiera de aprobación, y si la requiere, revisen si deben o no corresponder al cargo.
Ordenando
la casa podemos darnos cuenta de que muchas actividades ya no son necesarias,
ya no se realizarán dobles trabajos, se requerirán muy pocas autorizaciones,
surgirán pocos incendios, habrá menor desgaste entre áreas. Como gerentes de
área estarán felices porque tendrán un muy bajo nivel de incendios y un
personal más autónomo, colaborador y sobre todo motivado.
Autor: Javier Arevalo
Me
apasiona trabajar con empresas y clientes para ayudarles a desbloquear su
productividad mediante el aprendizaje y la aplicación de la teoría de
restricciones y el enfoque de sistemas. He desarrollado mi experiencia
trabajando en estrecha colaboración con el Dr. Goldratt en el pasado y mis colegas
del grupo Goldratt durante más de quince años. Soy socio y miembro fundador de
Goldratt Consulting, donde he desarrollado mis habilidades en TOC Estrategia
& Tácticas, Procesos de Negocio, Planeación, Gerencia de Operaciones,
Cadena de Suministros, Retail, Gerencia de Proyectos y Ambientes complejos.
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