Hoy hablaremos brevemente de un concepto bien difundido en las organizaciones japonesas que muchos asocian a Toyota, pero que proviene de otro ámbito. Ringi-sho (稟議書) es un proceso de toma de decisiones y aprobaciones de manera sistemática. Surgió dentro de la administración pública japonesa, marcadamente burocrática, y luego fue adoptada por organizaciones vinculadas a la manufactura.
Si analizamos su nombre original, podemos intuir de qué se trata. Si tuviésemos que traducirlo en una sola expresión, ringi-sho podría ser un "documento de aprobación". Pero es más que eso a nivel conceptual.
Rin (稟) significa reportar o hacer una petición a un superior, solicitarle aprobación o revisión.
Gi (議) es debatir, discutir.
Sho (書) es un documento, un escrito, o un libro.
En otras palabras, podemos suponer que se trata de un documento que se eleva a un superior para debatir o proponer alguna cosa. Y eso es, en resumidas cuentas. Es un documento que contiene toda la información necesaria para tomar una decisión con respecto a algún cambio que se desee proponer. En general se utiliza para cambios importantes, o inversiones considerables. Ringi-sho busca resolver dos aspectos fundamentales en una decisión: el consenso de todas las partes interesadas y el compromiso por parte de quienes aprueban la propuesta. En Japón, es habitual que los superiores cuenten con un pequeño sello llamado hanko, con el que manifiestan su acuerdo o desacuerdo con la propuesta, en función de cómo lo colocan en el documento. Este hanko (判子) es único para cada persona (o empresa) y posee un importante valor simbólico, aunque legalmente también puede ser utilizado, de ser necesario. El uso del hanko se extiende a la vida cotidiana japonesa, y puede suplir a la firma, por ejemplo, en la firma de un contrato. Aunque está cayendo en desuso, sigue siendo un verdadero arte.
El ringi-sho circula por toda la cadena de aprobación, "vuela", metafóricamente hablando. Si no hay consenso, quien lo origina debe replantear su propuesta y comenzar el ciclo de aceptación nuevamente.
El documento contiene información tal como:
- una explicación de la situación actual, de lo que desea solucionar o mejorar;
- una descripción clara y concisa de las acciones necesarias para llevar a cabo el cambio
- un análisis de recursos y de ventajas y desventajas de la propuesta (costo-beneficio)
Lo suficiente para que se tomen decisiones objetivas. Guarda un especial vínculo con el Reporte A3, una herramienta visual que vimos en otra publicación, en el que con una sola hoja de papel teníamos toda la información que necesitábamos para analizar la realidad de una organización o de un proceso en particular.
Ringo-sho quizás suene demasiado estructurado o burocrático por este lado del mundo, en donde se requieren métodos algo más versátiles y abiertos. Pero no podíamos dejar de mencionarlo.
Otros artículos relacionados
- La importancia del control visual: todo lo necesario en un único lugar
- Nemawashi: toma de decisiones por consenso
- Reporte A3: comunicación efectiva en tan solo una hoja de papel
- Yokoten: saber compartir las mejores prácticas
- Modelo Teian Seido de mejoras rápidas
- ¿Qué es Lean Manufacturing? El pensamiento Lean desde cero.
- Kaizen como filosofía de trabajo y de vida
- Hansei: aprendiendo a aprender de los errores
- Las claves del Sistema de Producción Toyota (TPS): Las 4P y los 14 Principios
- Resolución Práctica de Problemas en 7 Pasos, de Toyota
