El Mapa del Flujo de Valor (VSM por las siglas en inglés de Value Stream Mapping) es una herramienta muy utilizada en sistemas Lean. Tiene como objeto determinar la secuencia de todos los pasos de un proceso que agregan valor real al producto, mediante la identificación de los desperdicios (muda). No es más que un diagrama de flujo que incluye todos los procesos, materiales e información que agregan valor al producto desde el proveedor hasta el cliente. Se entiende por 'valor' todo lo que el cliente espera, que es finalmente lo que termina satisfaciéndolo o no. Lo que no aporta valor es un desperdicio (el muda, dentro del lenguaje Lean). El criterio de lo que aporta valor o no proviene siempre del cliente. Por supuesto que existen actividades que son necesarias pero que no aportan valor. Éstas muchas veces son inevitables, pero deben ser reducidas al mínimo para reducir costos que el cliente finalmente no estará dispuesto a pagar. Cuando agregan valor pero no son necesarias se puede 'crear la necesidad', para que el cliente finalmente lo requiera y pase a formar parte del flujo de valor. Lo que no aporta valor, ni es realmente necesario, debe ser eliminado por completo. Para ver con mayor claridad el rol de cada actividad se utiliza generalmente lo que se conoce como ventana de valor en donde aparecen las 4 combinaciones posibles entre aporte de valor y necesidad:
Tal como vimos en una publicación anterior, Taiichi Ohno definió siete tipos de desperdicios (muda) posibles, sumados a un octavo tipo que fue adicionado posteriormente por James P. Womach y Daniel T. Jones:
- La sobreproducción, o el exceso de producción.
- El tiempo de espera.
- El transporte.
- El exceso de procesamiento.
- El exceso de inventario.
- Los movimientos.
- Los defectos.
- El potencial humano subutilizado.
Todos estos factores deben ser reducidos a la mínima expresión o eliminados por completo, de ser posible.
Resumiendo, VSM es una manera de representar gráficamente, a través de simbología específica, todos los procesos involucrados en agregarle valor al producto y sus interacciones. A través de técnicas como el Despliegue de la Función de Calidad (QFD) o el Modelo de Kano, podemos determinar qué satisface al cliente y así determinar concretamente qué actividades agregan valor, y cuáles no. Debemos analizar en detalle todo el proceso de producción, los tiempos y todas las actividades involucradas desde el proveedor hasta el cliente final, pasando por todos los clientes intermedios. Recordemos que proceso es cliente del proceso anterior y proveedor del siguiente.
Como todo proyecto, la implementación de un VSM requiere de tres pasos previos fundamentales:
- Seleccionar un líder, alguien que tenga un amplio conocimiento de los procesos a mapear, con capacidad de gestión, que sea capaz de manejar un equipo de trabajo multidisciplinario. Debe tener, además, la capacidad de acceder a los recursos que precise para la implementación.
- Armar un equipo de trabajo, incluyendo a todas las partes involucradas y stakeholders. Los proveedores también pueden (y deberían) participar. Las áreas de Ventas, Compras, Logística, Marketing, Finanzas, Producción, y/u otras que correspondan deben tener representantes dentro del equipo de trabajo.
- Determinar claramente y específicamente el proceso a mapear, ya sea la fabricación de un producto o la realización de un servicio.
¿Cómo se elabora un VSM?
La realización de un VSM involucra varias etapas. Como se mencionó, primero se debe definir inequívocamente el producto o servicio a ser mapeado. Luego se debe realizar un mapa del estado actual del proceso. Aquí se utilizan siempre símbolos estandarizados y predefinidos (más adelante hablaremos sobre esto). Al analizar el estado actual, seguramente se harán evidentes los desperdicios existentes, así como las demoras y movimientos innecesarios, los cuellos de botella y los tiempos muertos. Una vez que definimos todas las fuentes de desperdicio, que no aportan valor alguno al producto/servicio, debemos realizar un mapa de cómo queremos que sea el proceso a futuro. Esta será nuestra meta a alcanzar. Definida la meta, sólo resta establecer un plan que contemple las acciones que sean necesarias para alcanzarla.
En esta primera parte, sólo describimos en qué consiste un VSM y qué información nos brinda. En la segunda parte veremos cómo se realiza un VSM desde cero, incluyendo la simbología necesaria para realizarlo y la manera de representar las interacciones y los tiempos. Les brindaremos los símbolos en formato de fuente para que puedan utilizarlos en sus proyectos. Por último, en una tercera parte, realizaremos un ejemplo completo de aplicación.
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