Reporte A3: comunicación efectiva en tan solo una hoja de papel

En la publicación anterior hablamos sobre las ventajas de las técnicas de control visual. Tener toda la información necesaria, sin excedentes ni faltantes, en un único lugar es un arte. Se requiere de un gran poder de sìntesis, de priorización y de identificación de la información innecesaria o redundante.

Para Toyota, el Reporte A3 (o Informe A3) es una herramienta que saca el máximo provecho de esta manera de representar la información en el mínimo espacio físico posible. Su nombre proviene del tamaño estándar de hoja que se utiliza para la confección de los informes. Una hoja A3 tiene un tamaño de 11" x 17" (el doble de superficie que la conocida A4). ¿Por qué A3 y no otra medida? Porque este formato cumplía con la condición de ser el de mayor tamaño que podía transmitirse vía fax, medio de comunicación en auge durante su desarrollo. Si la digitalización e Internet hubieran sido masivas en esa época (mediados de los años noventa), otra hubiera sido la historia, probablemente.

Si bien puede utilizarse para comunicar infinidad de datos importantes, mediante gráficas, indicadores, tablas, u otros medios, en general se suele usar el Reporte A3 para dos aplicaciones habituales:

• La toma de decisiones complejas
• El análisis exhaustivo de un problema

Es común que se utilice Reporte A3 en un proceso de nemawashi, de toma de decisiones en los que se requiera consenso. Dado que el espacio disponible para volcar la información necesaria para el nemawashi es acotado, obliga a los participantes de las reuniones a limitarse a los datos más críticos, dando objetividad al análisis y efectividad a los encuentros. Sería muy difícil lograr el consenso si nos tuviésemos que basar en informes interminables y complejos, plagados de datos innecesarios, lenguaje técnico, tablas y gráficos. Generalmente, al comienzo del nemawashi se plantea la idea original en un Reporte A3. A medida que se avanza, y se van realizando las reuniones, se va modificando este reporte hasta llegar al que incluye la decisión final.

Reporte A3 (generalmente estructurado en
dos columnas  con sentido de lectura
de arriba a abajo y de izquierda
a derecha)

El hilo conductor de todo el proceso de nemawashi con comunicación en Reporte A3 es el famoso Ciclo de Deming (PDCA o PHVA). Todo el personal involucrado en la toma de decisiones debe conocer esta herramienta básica de mejora. Como característica distintiva el Reporte A3 agrega a este ciclo una etapa previa de suma importancia: el entendimiento pleno de la situación de base, el background. 

Antes de planear, es necesario comprender cuál es la situación actual, los valores, las expectativas y las políticas (¡genchi genbutsu en la práctica!). Recién aquí comienza el ciclo PDCA. Planear es definir los costos y beneficios. Hacer es la implementación en sí, trabajar en los detalles del plan. Verificar y actuar es realizar el seguimiento de las acciones. Aquí es donde se suele invertir mucho tiempo en la resolución de problemas. A medida que se va avanzando en el ciclo, se va puliendo el reporte hasta obtener el final para la toma de decisiones definitiva. Un claro ejemplo de mejora continua.

PDCA en Reporte A3 - ADAPTACIÓN de 'The Toyota Way' - Jeffrey Liker (2004)

El uso de reporte A3 en Toyota va siempre acompañado de una gestión efectiva de las reuniones. Esto es fundamental para que la técnica funcione. Existen seis prerrequisitos claves para la realización de reuniones efectivas:

1. Objetivos claros antes de la reunión. Una agenda enfocada en temas específicos y bien definidos.
2. Personas correctas en la reunión. Que esté solo quien deba estar.
3. Participantes preparados. Todos deben saber qué preparar para la reunión, y deben hacerlo.
4. Uso efectivo de herramientas visuales. Reporte A3 es un buen ejemplo de ello.
5. Separar la información necesaria para el análisis de los problemas. Esto debe ser realizado antes de comenzar la reunión, para que el foco de la misma esté en la resolución del problema propiamente dicho.
6. La reunión debe comenzar y terminar a tiempo. 

En resumen..

Reporte A3 es una técnica visual poderosa y efectiva. La tendencia a la minimalización llevó al propio Toyota a apuntar en la actualidad a formatos aún menores (como A4). La clave es siempre contar con un grupo de personas con un nivel de formación adecuado que sea capaz de identificar y rescatar sólo la información necesaria para una comunicación efectiva durante la toma de decisiones. 

Otros artículos relacionados

• La importancia del control visual: todo lo necesario en un único lugar
• Genchi Genbutsu y el Círculo de Ohno
• Resolución Práctica de Problemas en 7 Pasos, de Toyota
• Nemawashi: toma de decisiones por consenso
• Las claves del Sistema de Producción Toyota (TPS): Las 4P y los 14 Principios
• El Círculo de Deming (Shewhart): Ciclo PDCA