Calidad Total: El Método de las '5S', una sencilla y excelente manera de comenzar a trabajar en la mejora continua

El Método de las '5S' es quizás el más difundido y el de mayor aceptación actual en numerosas y variadas organizaciones alrededor del mundo. Seguramente sea por la sencillez del concepto, y por el alto potencial que posee para lograr la mejora continua. La técnica se basa en un mantenimiento integral con el objetivo de aumentar la productividad y lograr entornos laborales ordenados, limpios y seguros.

Es parte del invaluable legado de Toyota, en donde se trabaja desde los años '60 con la técnica. Con origen en conceptos propios del acervo cultural japonés, supo ser aceptada e implementada con éxito en el mundo occidental. Hoy es el método de mejora más popular a nivel mundial, utilizado para la búsqueda de la mejora continua. Es también uno de los mejores puntos de partida para organizaciones que pretenden implementar sistemas más complejos, como TPS (Sistema de Producción Toyota) o Lean Manufacturing. Desde el 'día cero', con el uso del método, podemos lograr resultados asombrosos. El correcto uso de 5S permite que toda tarea insuma menor tiempo y energía, lo que redunda en mejoras en la productividad y reducción de costos.

¿Cuáles son las '5S'?

El nombre de la técnica proviene de las iniciales en japonés de los 5 conceptos fundamentales que la componen:

Seiri (整理) que podría ser traducida como 'clasificación'.
Seiton (整頓) que significa 'orden'.
Seiso (清掃) cuyo significado es 'limpieza'.
Seiketsu (清潔) traducido al español como 'estandarización' o 'normalización'.
Shitsuke (躾) que puede interpretarse como 'disciplina' o 'educacion'.

Cada una de estas etapas posee un objetivo particular. El éxito de la técnica radica en la correcta integración de todas las etapas. Pasamos, entonces, a analizar cada una de ellas.

Seiri (整理): Separando y eliminando lo innecesario

Para obtener un entorno de trabajo ordenado y seguro, es fundamental comenzar con la eliminación de todo lo que ocupe espacio y sea innecesario para la tarea que se realiza. El destino de este material puede ser:

La eliminación de lo que se usa con muy baja frecuencia, o no se usa para nada. Podemos desecharlo por completo (a la basura), donarlo, venderlo, regalarlo. En el caso de documentos en papel, previo a su eliminación, podemos digitalizar su contenido para conservar una copia que no ocupe espacio físico, pero que esté disponible, por si en algún momento la precisamos.
El envío a algún tipo de almacén o archivo de lo que se usa con baja frecuencia pero no puede ser eliminado.
La colocación en armarios o almacenes de fácil acceso, pero fuera del puesto de trabajo, de materiales de uso eventual.

En el puesto de trabajo deberán permanecer únicamente los materiales de uso diario. Éstos serán ordenados en la segunda etapa: seiton.

Seiton (整頓): Ubicando correctamente lo necesario

"Un sitio para cada cosa, y cada cosa en su sitio" es el lema. Una vez realizado el seiri, el siguiente paso es darle una correcta ubicación a todo lo que sea necesario para la realización las tareas. Algunas consideraciones:

Lo de uso más frecuente debe estar al alcance de la mano.
Si hay materiales que se utilizan de manera secuencial, deberán estar ordenados en base a esta secuencia.
Se deben estandarizar los puestos de trabajo bajo el mismo criterio (igual nomenclatura, igual manera de delimitar los espacios y las ubicaciones de los objetos).
Se debe promover en lo posible la teoría de colas FIFO (First In - First Out). Es decir, de los materiales que se encuentren en cola de espera deberá salir primero el que primero entró.
Se debe unificar la manera de llamar a las cosas. Toda la organización debe poder darle un nombre único a un objeto o concepto. No deben existir dualidades.

Seiso (清掃): Limpiando y manteniendo

A esta altura ya se tiene únicamente lo necesario, gracias al seiri, y de manera ordenada y clasificada, gracias al seiton. Resulta más facil, entonces, realizar una adecuada limpieza del lugar de trabajo. Aquí no sólo se debe realizar una limpieza inicial sino que se deben identificar las fuentes de suciedad. Si es posible, hay que eliminarlas por completo. Para las que no pueden evitarse, debe existir un plan de limpieza concreto y frecuente que impida la recurrencia. Todo espacio en la organización debe tener un responsable por su limpieza y mantenimiento. No debe quedar espacio sin asignar.

Seiketsu (清潔): Estandarizando y detectando anomalías

Al llegar a esta etapa, el orden y la limpieza deben ser ya un hábito. Y el criterio debe ser único para toda la organización. Todos deben entender qué se interpreta por 'ordenado' y por 'limpio'. Esto favorece la gestión visual (visual management), lo que a su vez facilita la detección de anomalías y desvíos. La mejor manera de implementar la gestión visual es a través de equipos de trabajo que recorran toda la organización e identifiquen puntos a mejorar. Una variante interesante y práctica es la gestión por colores (colour management), mediante la cual se identifican con tarjetas de colores los estados de cada lugar de trabajo. Así, a los lugares que cumplen con el método se les debe colocar una tarjeta verde y a los que poseen desvíos una tarjeta roja, por ejemplo.

Estandarizar la manera de realizar las operaciones es el principal objetivo de esta etapa. La identificacion de anomalías exige un alto grado de compromiso de los operarios con el método, generando motivación y desarrollando una alta capacidad de resolucion de problemas por parte del personal.

Shitsuke (躾): Manteniendo con compromiso y disciplina

Esta última etapa consiste en mantener el sistema a través de disciplina y un control estricto de funcionamiento. La comparación entre los objetivos definidos y los resultados obtenidos son el mejor indicador de un correcto funcionamiento del método. De esta etapa depende el éxito o fracaso del método, ya que una correcta implementación de 5S se logra no sólo con orden, limpieza y estandarización iniciales, sino con la adopción de ellos como hábitos. Esto sin perder el concepto de que todo puede ser mejorado siempre (kaizen).

Es habitual definir al método con el término inglés housekeeping, que nos invita a ser 'amos de casa' también en nuestro trabajo.