¿Qué es la Gestión de Proyectos y cómo se vincula con la Gestión de la Calidad?

La Gestión de Proyectos (PM en adelante, por las iniciales en inglés de Project Management) como tal es una disciplina que se encarga de establecer todos los pasos necesarios para la consecución de un objetivo específico: en particular, un proyecto. Por definición, un proyecto es la «idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios». En general, y a los fines que perseguimos en esta publicación, denominamos proyecto a todo emprendimiento que tenga como objetivo producir un bien o un servicio en un tiempo generalmente acotado mediante una planificación exhaustiva de los pasos a seguir durante el diseño y la implementación. En estos pasos se encuentran involucrados diversos aspectos tales como el tiempo, la calidad, los costos, la definición de las partes interesadas, la determinación de los riesgos, entre otros. Esta publicación tiene como objeto dar lineamientos generales sobre esta actividad que posee infinidad de aristas y aplicaciones, sólo con la idea de identificar qué similitud posee con la Gestión de la Calidad (QM de aquí en adelante).

La PM a nivel mundial se rige casi en su totalidad por lo que dicta una organización internacional en particular: el Project Management Institute, conocido generalmente por sus siglas como PMI. Esta institución fundada en el siglo pasado, allá por los años sesenta, es el mayor referente en lo que respecta a PM. Es una de las organizaciones con mayor número de miembros del planeta, superando los 700.000 en 2016, pertenecientes a casi 180 países diferentes. Este organismo publica desde el año 1990 una guía de buenas prácticas en la PM: Guide to the Project Management Body of Knowledge, mejor conocida por sus iniciales como PMBOK. Esta «Biblia» de la PM hoy se encuentra en su 5ta edición y es el principal documento de referencia de toda organización o individuo que pretenda encarar un proyecto. 

«Más específicamente, ¿qué es un proyecto? Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único.»

Así se encarga el PMI de definir su concepto de proyecto. Y aclara, además, que no se trata de una actividad rutinaria y sistemática, sino que es un proceso que se realiza por única vez. Puede involucrar personas, grupos u organizaciones completas que no necesariamente interactúen de manera habitual, sin importar su ubicación geográfica. Es temporario, es decir, con principio y fin bien claros y con una definición detallada del alcance y los recursos disponibles.

Los 5 procesos de PM y los 10 aspectos a tener en cuenta

El PMI identifica cinco procesos bien definidos durante la realización de un proyecto, a saber:

1. Iniciación
2. Planificación (o Planeación)
3. Ejecución
4. Monitoreo y Control
5. Cierre

Durante ellos, se suelen tener en cuenta diez aspectos principales:

PMBOK®, 5ta Edición

1. Integración
2. Alcance
3. Equipo
4. Costo
5. Calidad
6. Obtención
7. Recursos humanos
8. Comunicaciones
9. Gestión de riesgos
10. Gestión de los interesados (stakeholders)

Relación con la Gestión de la Calidad

A primera vista aparecen aspectos que se asemejan bastante a lo que ya conocemos de QM. Queremos destacar algunos de ellos:

• La necesidad de estandarización cubierta con la solución del PMBOK es coherente con la estandarización histórica de la calidad.
• Destacar la planificación como una etapa fundamental es un aspecto compartido entre PM y QM. La planificación es el enemigo número uno de la improvisación, lo que lleva a una menor probabilidad de problemas y desvíos, tales como demoras, sobrecostos o no conformidades.
• Si miramos en detalle, los procesos 2, 3 y 4 de la PM se asemejan a un Ciclo PDCA, en donde existe una secuencia lógica de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. (Pero ¡cuidado!. Aquí la gran diferencia es que la calidad sí es un proceso continuo, de mejora continua, un proyecto no)
• Por otro lado, la calidad es de por sí es uno de los aspectos principales de la PM. Existe control de calidad dentro de la gestión de un proyecto.
• Con la introducción de la nueva versión de la norma de QM por excelencia (ISO 9001:2015) aparecen en el mundo de la calidad dos conceptos que ya se venían utilizando pero no se reflejaban explícitamente en ella: la gestión de riesgos por un lado y la gestión de los interesados (las «partes interesadas» o stakeholders). El PMI ya los venía contemplando hace tiempo. Ambos aspectos serán motivo de futuras publicaciones. 
• La PM es generalista, tal como ISO 9001:2015, es decir que puede ser aplicada y adecuada en infinidad de rubros y procesos.

En resumen...

Si bien se trata de dos disciplinas bien diferenciadas, existe una coherencia entre la Gestión de la Calidad y la Gestión de Proyectos. Un claro foco en la importancia de una correcta planificación para el éxito y la consecución de objetivos, la estandarización de los pasos y las consideraciones a tener en cuenta, la definición explícita de alcances, recursos, stakeholders y riesgos, son algunos de los aspectos que muestran su alto grado de similitud y solapamiento. 

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